Under demoen la vi umiddelbart merke til brukervennligheten, akkurat som det faktum at vi kan parameterisere oss selv hva vi ønsker å se i rapporteringen.

Ulike selskaper og regnskap pakker, en versjon av sannheten

Etter at Contimac fra Asse profesjonaliserte regnskapet for en tid siden, visste selskapet at det var på tide med neste steg: et topp moderne rapporteringsverktøy. Den ambisjonen ble forsterket da den overtok sin nederlandske konkurrent GMT International. Fra nå av vil BrightAnalytics effektivisere all økonomisk (og snart operasjonell) rapportering for denne spesialisten innen profesjonelle maskiner, verktøy og verkstedutstyr for industri, bygg og bil.

«Da vi overtok GMT International, la vi ikke bare et annet land til selskapet vårt, men også en annen type bokføring med forskjellige hovedbokkonti,» begynner administrerende direktør Ward Rooseleer. «Etter overtakelsen ønsket vi å kunne møte minst månedlig med hele ledergruppen, for å gå over ytelse og flaskehalser via riktige tall. Aksjonærer i begge land måtte ha tilgang til tallene til enhver tid.»

Inntil da brukte Contimac – som også talte flere selskaper tidligere – Excel. «Vår regnskapsfører har gitt oss tallene i oversiktlig ark en gang i kvartalet. Men vi hadde ikke tilgang til dataene til enhver tid og fra alle steder. Etter at vi først gikk over til en månedlig avslutning av regnskapet, økte interessen for å kunne overvåke tall hele tiden. Når regnskapet ditt er gjort på en profesjonell, effektiv, konsistent og adekvat måte på en daglig basis, blir det svært beleilig å følge utviklingen nøye. ”

Én enkelt kilde til sannhet

En av rådgiverne som veiledet Contimac under anskaffelsesprosessen gjorde dem oppmerksom på eksistensen av BrightAnalytics. «Vi sammenlignet med to andre leverandører av lignende løsninger, men til slutt valgte vi raskt BrightAnalytics. På den ene siden fordi de er et belgisk selskap i vekst, på den andre siden fordi de ble anbefalt til oss av en person vi stolte på. I tillegg la vi umiddelbart merke til brukervennligheten under demoen, akkurat som det faktum at du kan parameterisere alt selv i BrightAnalytics slik du vil se det i rapporteringen. Det gjorde det interessant for oss, og det samme gjorde det faktum at vi kunne stole på veldig god support uten å måtte belaste ytterligere kostnader hele tiden. Vi visste på forhånd hva vi kunne forvente.»

I dag ser Contimac alle figurene de finner relevante for virksomheten deres i den formen de foretrekker. «Etter at vi leverte datapunktene fra Exact Financials, ble alt lastet opp problemfritt til BrightAnalytics,» fortsetter Ward. «Vi kunne da parametrisere og se i hvilken form vi ønsket P&L og EBITDA, og hvilke kostnader vi ønsket rapportert hvor. Vi kan sette opp hovedbokregnskapet til Belgia og Nederland på en slik måte at vi kan se og tolke tallene på samme måte, selv om de kommer fra ulike regnskapspakker. En enkelt kilde til sannhet, med andre ord. I tillegg kan vi klikke oss gjennom til de minste detaljene og til og med slå opp informasjon om en bestemt vare ned til fakturanivå.»

Spor beholdningsrotasjon i sanntid

Neste steg for Contimac er å nå også koble de økonomiske dataene til driftsdata. «Vi ser for tiden på de mer operasjonelle alternativene, for eksempel for å kartlegge lagerrotasjoner eller andre KPIer som vi anser som viktige. Siden vi er et distribusjonsselskap har vi ganske mye på lager. For oss er dette en viktig parameter som vi raskt ønsker å kunne omsette til omsetning. I BrightAnalytics-verktøyet kan vi kombinere data fra resultatregnskapet med balansedata som lagerrotasjon eller marginer per produkt. Å kunne evaluere dette i sanntid per produkt er en stor ressurs. Den automatiske kombinasjonen av P&L og balansedata sparer oss ytterligere for datakraft og tid, og lar oss fokusere på tolkning i stedet for å gjøre beregninger.”

Ward Rooseleer, som ikke er en IT-spesialist, men som har litt økonomisk kunnskap, lager også selv dashbord i BrightAnalytics. «Hvis du investerer i en plattform, bør du utnytte den godt,» sier han. «Ved hjelp av vår kundesuksesscoach hos BrightAnalytics laget jeg et første sett med interessante dashboards. Etter noen timer kunne jeg fortsette på egenhånd. Hvis du har grunnleggende økonomisk kunnskap, er det et veldig enkelt og intuitivt verktøy. Og hvis vi noen gang har et spørsmål, finner vi alltid en løsning raskt, avslutter Ward. Kort sagt: en fornøyd kunde.