Fortjenesten er enorm: ikke bare når det gjelder effektivitet, men også når det gjelder tidsinvestering.

20 kontorer, ett flagg, ett verktøy

Go4Jobs er et interim- og utvelgelsesbyrå som er organisert litt annerledes enn sine jevnaldrende. Selskapets 20 lokalkontorer drives av uavhengige vikarbyråer. Til en viss grad bestemmer de sin egen kurs, men i navnet til holdingselskapet de tilhører. Og dette krever selvfølgelig et godt overvåkings- og rapporteringsverktøy.

«Noen ganger kaller jeg paraplyen vår som holder moderskipet, og vikarbyråene våre for hurtigbåtene rundt det moderskipet,» begynner Jan De Block, økonomi- og prosessdirektør. «De seiler med moderskipet, men kan til en viss grad bestemme sin egen kurs. Med andre ord: de utnytter hver sin del av Flandern og kan organisere sin handelspolitikk lokalt.» Dette har ikke bare vist seg å være mer økonomisk interessant for vikarbyråene, men sikrer også at de er mer involvert i Go4Jobs og forplikter seg til selskapet lenger.» merverdi i vår sektor, sier Jan.

Enorme tidsbesparelser

Men hvis alle fartøyene til Go4Jobs seiler under samme flagg, må det selvsagt være samhold. Hvordan gjør de det? «På vårt servicesenter koordinerer vi alt som har med IT, lovverk, regnskap, markedsføring, HR og økonomi å gjøre. Dette innebærer mye overvåking og rapportering. Tidligere gjorde vi dette med Excel, men hvis det var en feil i en celle var hele arket feil, med alle dets konsekvenser. Derfor valgte vi det automatiserte BrightAnalytics-systemet for halvannet år siden. Hvis du justerer én parameter, justerer hele systemet seg selv. Fordelen er enorm: ikke bare når det gjelder effektivitet, men også når det gjelder tidsinvestering.»

Mer selvtillit

I dag følger holdingselskapet og vikarbyråene ikke bare økonomitallene i BrightAnalytics, men også en rekke relevante driftsparametere som verktøyet trekker ut fra ERP-systemet. «Tenk for eksempel på omsetning per kunde, antall nye registreringer eller kontrakter, … Uansett hva vi ønsker å se, er det alltid en måte å få det på skjermen. Dataene er tilgjengelige for alle, men vi hver bestemmer selv hva vi gjør med den.»

Og denne ressursen brukes tydeligvis av vikarbyråene, der verktøyet har blitt fullt etablert, ifølge Jan. «Jeg har merket dette på antall spørsmål jeg får etter at månedstallene er sendt igjennom. Dessuten kan jeg se at de begynner å lete i dybden. Hvis et vikarbyrå ønsker å vite for eksempel hvem de fem mest viktige midlertidige ansatte hos en klient er, eller hvor mange kandidater det er til en ledig stilling, da er det fullt mulig. Det er et helt gjennomsiktig system: de kan se alt om selskapet sitt. Det styrker igjen tilliten mellom moren skipet og de lokale kontorene.»

Innsikt for aksjonærer

I tillegg til at verktøyet også brukes til å overvåke alle utestående og utløpte fakturaer og for å diskutere disse mellom servicesenteret og vikarbyråene, har Go4Jobs laget et paraplyark i BrightAnalytics som kartlegger ytelsen til helheten.

«Dette dreier seg om en oversikt for vikarene, der de kan se hvor vi står som bedrift. Hvor mange vikarer jobber totalt for oss? Hvor mange ledige stillinger og oppdragsgivere er det? Og hva er budsjettet for kontorene? På denne måten kan vikarbyråene se hvor de befinner seg i denne armadaen av hurtigbåter, og de kan vurdere om de har det bra, men det er også nyttig å lage en oversikt for våre aksjonærer – som føler seg veldig involvert i Go4Jobs – at samler de relevante figurene på et øyeblikk.»