Nå er jeg sikker på at alle deltakerne i et møte har de samme figurene foran seg, og brukte de samme definisjonene.

-Dimka Buyse, økonomiansvarlig
"Tiden vi pleide å bruke på å lage rapporter er nå klarert for å dykke dypere inn i tallene."
- Dimka Buyse, økonomiansvarlig

Connectors in use

Modules in use

1 selskap, 100 ansatte, 1 sannhet

Når en bedrift bestemmer seg for å endre sin strategiske kurs, får det konsekvenser for driften. Dette var også tilfellet for West Flanders Huyzentruyt Group : siden 2018 har selskapet fokusert utelukkende på prosjektutvikling, og ikke lenger på kontrakter. En utmerket mulighet, mente de, til umiddelbart å gjennomgå hele arbeidsmåten sin, og gi grønt lys for utvikling av et godt økonomisk og operasjonelt rapporteringsverktøy.

«Siden 2018 har vårt oppdrag vært å bygge rimelige boliger på vår egen grunn, både for investorer og eiere», begynner finansdirektør Willem Declercq entusiastisk. «Vi ønsker å gjøre byggeprosessen så enkel som mulig for kundene våre. Vi ønsker også å tilby dem mye for pengene. For dette formål har vi gjort vår prosjekttilnærming ekstremt effektiv. For eksempel velger våre kunder alle materialene til deres nye hjem på ett sted – i vårt splitter nye utstillingslokale i de gamle fabrikkbygningene – og vi bygger alle boligene i et gitt prosjekt på en gang, enten de er solgt ennå eller ikke.»

Operasjonell fortreffelighet først

Men effektivitet har også vært en topp prioritet i videre forretningsdrift siden 2018. Ikke i det minste når det kommer til rapportering, ser det ut til. «Tidligere var det ikke bare lite rapportering, men det ble også gjort helt manuelt,» fortsetter Willem. «med alle tilhørende ulemper: rapporteringen ble foretatt sent, så det var ikke tid til å gå gjennom tallene. Så man en feilinnføring, var det nesten umulig å justere den i gjeldende rapportering. Dessuten mottok vi rapportene på papir: det var bare mulig å raskt filtrere ut viss informasjon ved å bruke den fluorescerende pennen. Videre, fordi hver avdeling brukte en annen måte å rapportere på, hadde hver sin egen sannhet.»

For å oppnå operasjonell fortreffelighet måtte dette endres. «Vi begynte å se etter et godt rapporteringsverktøy. Det måtte være intuitivt og brukervennlig, med et fint utseende og følelse. Bak kulissene kan figurene være komplekse, men brukeren skal ikke legge merke til dette på skjermen. Vi ønsket også å kunne klikke oss videre til detaljene. Til slutt, fordi hver avdeling hadde sin egen rapportering – og programvare – på den tiden, følte vi også at det var viktig at verktøyet kunne kobles til alle disse programmene.»

Huyzentruyt Group_Dimka Buysse og Willem Declercq

Oversetter kompleksitet til brukervennlighet

Huyzentruyt Group tok i utgangspunktet kontakt med seks leverandører, men valgte raskt et samarbeid med BrightAnalytics og VGD, sier økonomiansvarlig Dimka Buyse. «Vi falt umiddelbart for BrightAnalytics’ brukervennlighet og utseende og følelse. Dessuten kunne verktøyet ikke bare kobles til våre andre programvareprogrammer som Excel og Centric, men også til ting vi utviklet selv. Vi fant også ut at mye av det vi trengte allerede var der som standard. Men fordi virksomheten vår er så spesifikk og lagerregnskapet vårt er komplekst, kunne vi ikke bare trekke dataene ut av reskontroen for sanntidsrapportering. Det er derfor BrightAnalytics brakte partneren VGD til bordet: de bygde broen mellom finansfolkene, som oss, og IT-talentene til BrightAnalytics.

I samarbeid med Horsum fant vi ut hvilke rapporter som var nødvendig. Følgelig hjalp VGD oss med å få de nødvendige dataene fra systemene våre for å bygge disse rapportene. Ved å gjøre det utfordret de oss til å gå litt dypere. Sammen har vi oversatt kompleksiteten i driften vår til brukervennlig rapportering i BrightAnalytics. Innenfor fastsatt tidspunkt og innenfor vårt budsjett. Vi vet at dette ikke alltid er selvsagt når det kommer til programvare. En sterk tandem!»

Én sannhet

I mellomtiden er ikke bare finansiell rapportering implementert, men også operasjonell og et dashbord med KPIer. «Er vi fornøyde? Du vedder!», ler Dimka. “ Ikke bare er than figurerer, men de har også blitt gjennomsiktige. Tiden vi pleide å bruke på å lage rapporter er nå klarert for å dykke dypere inn i tallene. Vi kan analysere i sanntid, justere ting som ikke stemmer og se resultatet av den justeringen med ett museklikk. Fordi det er innebygde kontroller, kan vi også være trygge på at dataene er korrekte.»

Willem legger til at den begrensede fleksibiliteten for sluttbrukeren – ledelsen og ansatte – er en viktig tilleggsressurs for ham. «Vi ønsket én standard rapporteringsmetode for alle. Hvis systemet tillater for stor fleksibilitet for sluttbrukeren, vil man ende opp med alle slags ulike rapporteringsmetoder på sikt, og alle snakker sin egen sannhet igjen. Jeg foretrekker å lytte veldig nøye til hva de ulike avdelingene trenger, for å gi dem en rapport som fungerer. På den måten er jeg sikker på at alle deltakerne i et møte har de samme tallene foran seg, og har brukt de samme definisjonene for dem.»

Venter utålmodig på mer

Det bør ikke komme som noen overraskelse at Groep Huyzentruyt, BrightAnalytics og VGD for tiden jobber hardt med ytterligere rapporter. «Både ledelsen og våre ansatte vil bare ha mer og venter utålmodig på flere rapporter. Dimka kan knapt holde tritt med etterspørselen. Derfor rekrutterer vi til og med en andre kontroller snart!» Sammen med Dimka og Willem vil de fokusere på utviklingen av et prosjektrapporteringssystem. «Vi pleide å summere hva vi tjente per år på tvers av alle prosjekter. Men prosjektutviklere ønsker å kunne se tallene for hvert prosjekt, og over årene. Det er mulig nå. Det vil også komme en rapport om kontantstyring, en for budsjettering og en annen for prosjekter som fortsatt er under utvikling. Så vi kommer til å være opptatt en stund til, ler Willem.

⭐⭐⭐⭐⭐

Vil du vite hva BrightAnalytics kan bety?