Kanskje vil vi i fremtiden kjøpe opp selskaper med andre regnskapspakker. Vi vet nå at vi enkelt vil kunne koble disse sammen med rapporteringsverktøyet vårt.

Fremtidssikker løsning som vokser med deg

Da svenske MIAB, som spesialiserer seg på renhold og facility management, kjøpte opp finske N-Clean for noen år siden, sto selskapet plutselig overfor en rapporteringsutfordring: Hvordan skulle organisasjonen oppnå enhetlig, konsolidert rapportering på tvers av alle lokasjoner på en effektiv måte? De vurderte en kort stund å bruke samme regnskapspakke i begge land, men det viste seg å være mye mer tungvint enn å implementere BrightAnalytics.

“Alt startet da MIAB kjøpte N-Clean i 2019”, begynner Marko Nikodijevic, finansdirektør. “Frem til da hadde selskapet vårt kun drevet virksomhet i Sverige. Etter oppkjøpet ble det raskt klart at vi trengte rapportering på tvers av konsernet. Til å begynne med klarte vi oss med Excel. Begge landene brukte forskjellige regnskapsprogrammer: MIAB hadde implementert Visma Business, mens N-Clean brukte finske Sonet. Vi hentet ut rapporter fra begge systemene for hvert land og integrerte dem i Excel i et forsøk på å konsolidere alle dataene i én enkelt rapport til styremøtet.

Men til slutt måtte selskapet alltid gå tilbake til separate rapporter for hvert land, skulle det vise seg. “Hver gang det dukket opp et spørsmål som krevde at vi måtte gå ned i detaljene, måtte vi ty til de enkelte regnskapspakkene”, fortsetter Marko. “Å jobbe med to systemer og to typer rapportering gjorde det vanskelig for alle involverte.
Additionally, manually transferring data was extremely time-consuming.

Hodet og skuldrene over hodet

I utgangspunktet vurderte MIAB å bytte regnskapspakke for de finske filialene til den som brukes i Sverige. “Men å bytte regnskapspakke var tungvint: Det ville bety at de også måtte endre sine rutiner og prosesser. I tillegg var det en betydelig implementeringskostnad involvert.”

MIAB bestemte seg for å gå en annen vei og søke etter en smartere løsning. “Vi ønsket et verktøy som kunne hjelpe oss med å analysere tallene på ulike nivåer: for konsernet, for de enkelte selskapene og også på enhets- og kundenivå. Programvaren måtte støtte oss når det gjaldt resultatregnskap, balanse, prognoser, budsjettering og kontantstrømstyring. I den første runden sammenlignet vi omtrent fem leverandører. Vi kjente ikke til BrightAnalytics på det tidspunktet. Til slutt klarte vi ikke å komme til enighet, så vi bestemte oss for å sette prosjektet på pause. Da vi tok det opp igjen etter sommeren, hadde jeg blitt kjent med BrightAnalytics. Så vi la dem til blant leverandørene vi sammenlignet. Og det viste seg at BrightAnalytics skilte seg klart ut fra resten. Mange pakker var ikke like omfattende som denne løsningen. Det gjorde avgjørelsen enkel.”

Vinn-vinn

I dag, to år senere, er BrightAnalytics i utstrakt bruk i selskapet, til stor tilfredshet for både Marko og de andre brukerne, som han forklarer. “BrightAnalytics ble enkelt koblet til både Visma Business og Sonet. Dermed kunne de ansatte fortsette å jobbe slik de var vant til. En vinn-vinn-situasjon!”

Han mener også at det er en fordel at de kan lage mye mer dyptgående analyser og rapporter i BrightAnalytics enn de kunne i de andre pakkene. “Funksjonaliteten i en regnskapspakke er ganske overfladisk når det gjelder rapportering: Det dreier seg som regel om standardrapportering uten konsolidering på konsernnivå eller eliminering av konserninterne transaksjoner. Veldig grunnleggende, med andre ord. BrightAnalytics gir oss innsikt i ulike rapporter og analyser innen ledelsesrapportering, inkludert resultatregnskap, balanse, forholdstall og kontantstrøm. Og tilkoblingen via et API var veldig smidig, noe som gjør løsningen fremtidsrettet: Som selskap er vi alltid ute etter å kjøpe opp selskaper i Danmark, Norge eller andre steder i Europa. Det kan hende vi kjøper opp selskaper med ulike regnskapspakker i fremtiden. Nå vet vi at vi enkelt kan koble dem til rapporteringsverktøyet vårt.”

Også for ikke-finansielle profiler

I dag har rundt 50 brukere i hele selskapet direkte tilgang til systemet: fra styret og ledergruppene i begge land til servicedirektørene. “Disse brukerne kan enkelt følge med på tallene selv, hver med sin egen spesifikke profil som gir tilgang til visse data. Dette er også en svært viktig funksjon, ettersom systemet inneholder sensitiv informasjon, som for eksempel lønnsdata, som ikke alle har lov til å se.”

Mange av brukerne er ikke-finansielle profiler, men selv de fikk raskt taket på systemet, sier Marko. “For eksempel håndterer servicesjefene våre vanligvis kunder, ikke data. De er ikke alltid like ivrige etter å lære seg et nytt IT-system, men for dem gikk det som en lek å lære seg å jobbe med BrightAnalytics. De forteller meg alltid hvor enkelt de synes det er, og hvor mye klarhet verktøyet gir.” For Marko selv, som er økonomidirektør, og for hans team av regnskapsførere og controllere som jobber med BrightAnalytics hver dag, er systemet en stor støtte. “For controllerne våre er det et pluss at de kan manipulere dataene, se dem fra ulike perspektiver og gå ned i de detaljene de trenger. I tillegg har vi muligheten til å eliminere konserninterne transaksjoner og konsolidere. Vi bruker også budsjett- og prognosemodulene nå.”

Alt og mer til

I tillegg vurderer Marko om selskapet også kan implementere Controlling-appen og driftsmodulen. “Mange i organisasjonen etterspør mer data og rapporter fra CRM-systemet vårt, og ønsker å kombinere disse med ledelsesrapportering. Vi undersøker også om vi kan koble de nye HR-systemene våre sammen med den operative modulen. I nesten hver eneste samtale med IT-direktøren vår, som er svært positiv til BrightAnalytics, diskuterer vi faktisk muligheten for å koble et annet system til programvaren. Vi er godt kjent med programmet, og det gir oss alt og mer til. Vi har allerede 80 % av dataene våre i BrightAnalytics, så hvorfor ikke legge til CRM og HR? På denne måten har vi alle data og all rapportering på ett sted, og vi kan snakke samme språk i alle rapporter. I tillegg kan vi stole på utmerket service. Supportteamet hos BrightAnalytics er svært lydhøre og alltid åpne for nye muligheter og forslag. Hver gang jeg spør om noe eller kommer med et forslag, er de lydhøre. Jeg anbefaler naturligvis dette verktøyet til mine kontakter.”