Programvare selges ofte som plug and play. Hos BrightAnalytics er det effektivt slik.

Enorme tidsbesparelser og effektivitetsgevinster for Sportoase

Siden Sportoase har brukt BrightAnalytics for sin økonomiske rapportering, har de bare økt i tid og effektivitet. Enten det er månedlig rapportering, kontantstrømanalyser, prognoser eller oppretting av ulike budsjettscenarier gjennom koronasituasjonen: i dag har styret og operativ ledelse et grep om tallene.

«Sportoase er en del av Group Van Roey», begynner controller Jonah Van Opstal. «Group Sportoase tar på seg utviklingen av nye nettsteder samt den globale ledelsen av datterselskapene. Den økonomiske oppfølgingen og rapporteringen gjøres imidlertid av Group Van Roey.» De bruker Navision til å koordinere regnskapet per Sportoase-selskap, men inntil nylig har de ikke hatt et eneste program for å lage et helhetsbilde for hele konsernet. «For å generere data for alle nettstedene sammen brukte vi Excel,» sier Jonah. «Etter at vi eksporterte dataene etter nettsted, samlet vi alt for å komme frem til et konsolidert tall. Det var selvfølgelig veldig tungvint.»

Plug and play

Gjennom KBC kom selskapet til BrightAnalytics. «Da vi fikk en kort demo, la vi umiddelbart merke til hvor intuitivt programmet var,» fortsetter Jonah. «Alt var åpenbart, og man trengte ikke være teknisk spesialist for å komme i gang med det. Dessuten var informasjonen vi ønsket å kunne trekke ut fra tall allerede tilgjengelig. Siden vi har en BI-spesialist in-house, hadde vi allerede vurdert å lage egne rapporter. Men med BrightAnalytics var alle våre behov allerede oppfylt. Så valget ble raskt tatt.»

En og en halv måned etter at dataene ble samlet og Group Van Roey fikk en kort opplæring, jobbet de allerede aktivt med BrightAnalytics. «Som ofte er tilfellet med programvare, ble det solgt til oss som «plug & play». Det gjenstår alltid å se om dette blir etterlevd effektivt i praksis. Men hos BrightAnalytics var det det. Dessuten kunne vi stole på utmerket service. Etter implementeringen fikk vi beskjed om at vi nå kunne kontakte supportteamet med spørsmålene våre. Den gang lurte jeg på om vi ville bli hjulpet like raskt som før. Men også i den forbindelse har vi ingenting men ros: et spørsmål blir alltid besvart innen 24 timer.»

Justering av budsjetter avhengig av pandemi

I dag gjøres både økonomisk og operasjonell rapportering for Sportoase gjennom plattformen. «Den største fordelen for oss er at vi nå har konsoliderte data for alle selskapene, noe som gjør det lettere å sammenligne. Før måtte vi for eksempel slå opp vannkostnadene en etter en, men nå ligger de alle ved siden av hver andre ved å trykke på en knapp. Og selvdefinerte KPIer viser på et øyeblikk hvordan et selskap gjør det.»

Sportoase rapporterer tall på to nivåer: på den ene siden til operativ ledelse på anleggene, og på den andre siden til styret. «BrightAnalytics er noe vi i utgangspunktet begynte å bruke for styret. Vår økonomidirektør bruker nå plattformen selv, for eksempel til et styremøte, fordi det gir henne rask tilgang til alle tilgjengelige data. Faktisk er det den eneste kilden hun konsulterer lenger. «

Etter det fikk også operative ledere tilgang. «Når vi avslutter måneden, kan de selv se på tallene sine, sammenligne dem med budsjettet og søke forklaringer der det er nødvendig. I tillegg kan de se tallene fra forskjellige analytiske dimensjoner : etter sted, eller etter avdeling for eksempel (svømmebassenggrenen, treningsgrenen…). Dette er interessant informasjon for en leder. Tidligere kunne dette bare gjøres gjennom omveier og på en kompleks måte, i dag har vi et analytisk resultat raskt. Et nettsted som nettopp har åpnet kan også filtrere bort alle kostnader som fortsatt er knyttet til bygging, og bare etterlate de rene driftskostnadene.»

I dag bruker operativ ledelse også BrightAnalytics til å budsjettere. «Tidligere måtte de bruke regnskapspakken vår til det. BrightAnalytics er imidlertid mer brukervennlig, noe som senker terskelen for å lete opp informasjon. Det er også veldig enkelt å lage ulike scenarier av budsjetter. Dette har allerede vist seg å være veldig nyttig i kjølvannet av koronasituasjonen Vi jobber i en svært skiftende kontekst: hvis vi først legger opp et budsjett basert på 12 måneders normal drift men det i ettertid blir bestemt i et samrådsutvalg at fritidsdelen av svømmehallene skal nedlagt, kan vi ganske enkelt lage en ny versjon av budsjettet.»

Kontantstrømanalyse og resultatprognose

I tillegg bruker Jonah også BrightAnalytics for å gi kontantstrømanalyse for Sportoase. «Det er der virksomhetsgjennomganger ofte krever, f.eks. ved årsskiftet. Men bankene legger også stor vekt på kontantstrømanalyser. Før måtte vi nøye oss med Excel igjen, der vi kopierte alt manuelt. Dette er nå ikke lenger et problem. En annen merverdi for oss er at BrightAnalytics lar deg velge selv hvordan du vil presentere resultatregnskapet. Vi valgte en resultatregnskap som gir større innsikt i tallene for ledelsen ved å fremheve enkelte kostnadssteder som vi vet er veldig viktig for dem Tenk f.eks på lærere, vikarer, hjelpemidler … Til slutt kan vi også lage en prognose på nivå med resultatregnskapet. De faktiske tallene blir så supplert med en prognose for de resterende månedene, som gir oss en oversikt over hvor vi havner ved utgangen av året. Dette er avgjørende i dag, gitt at vi opererer i en sektor som er hardt rammet av tiltakene og bankene ønsker å vite om vi vil klare å oppfylle våre finansieringsforpliktelser.»