Alle rapporteringsproblemer vi hadde ble løst ved å koble regnskapspakken vår til BrightAnalytics.

Fra arbeidskrevende til proaktiv rapportering

Inntil nylig var rapportering litt av et ork for Van Wellen Group – som har mer enn 40 selskaper. Ulike regnskapspakker, mangel på automatiske sammenligninger og en kontekst med konserninterne transaksjoner og konsolideringer gjorde det til en tidkrevende og intensiv prosess for økonomisk ansvarlige Tom Bolsens. Men siden han koblet til BrightAnalytics, er det en saga blott.

Finansiell rapportering for BrightAnalytics

«Før BrightAnalytics kom, var jeg mer bak tiden enn jeg kunne være proaktiv,» begynner Tom. «Vi har en god og brukervennlig regnskapspakke, som imidlertid kommer til kort rapporteringsmessig fordi konsernet vårt har mer enn 40 selskaper. Før måtte jeg logge inn separat for de fleste av disse selskapene for å få frem tall, og jeg kunne ikke gjøre automatiske sammenligninger mellom år eller selskaper. For andre jobber vi med eksterne finansielle tjenesteleverandører, som ga meg tallene sine i ofte forskjellige formater. Jeg skrev inn alt selskap for selskap i Excel, og gjorde manipulasjoner der. Det sier seg selv at dette var ekstremt arbeidskrevende og ikke brukervennlig i det hele tatt.»

Det faktum at Van Wellen-gruppen også vokste jevnt – selskapet spesialiserer seg på logistikkeiendom i havnene i Antwerpen og Grobbendonk, samt prosjektutvikling av boligeiendom – gjorde ikke ting enklere. «Nye selskaper og nettsteder ble jevnlig lagt til, som også måtte rapporteres for. Med tanke på videre vekst ønsket vår aksjonær også å kunne se tall raskere for å ta beslutninger, lage likviditetsplaner og planer for fremtiden.»

Koble til nesten hvilken som helst regnskapspakke

Et profesjonelt rapporteringsverktøy måtte gi Tom rask og nøyaktig innsikt i tallene, kunne gjøre enkle sammenligninger, gjøre budsjettering mulig, men også lette oppdagelsen av konserninterne transaksjoner og konsolideringer. «Og om mulig ønsket jeg også å kunne overvåke kunder og leverandører,» sier Tom. «Først tenkte vi på å bytte ut regnskapspakken vår, men fordi den hadde blitt optimalisert i mellomtiden, valgte vi et tillegg for rapporteringen. Banken vår hadde snakket med meg om BrightAnalytics en gang. Da jeg skulle kontakte dem, ringte de meg tilfeldigvis selv. Demoen overbeviste meg umiddelbart, og jeg har ikke kontaktet noen andre leverandører.»

Tre uker senere kunne Tom se de første rapportene i BrightAnalytics. «Å koble rapporteringsverktøyet til regnskapspakken vår var en barnelek, eller så det virket for oss (ler). Jeg vet ikke hva som foregår bak kulissene. Det faktum at BrightAnalytics har mer enn 100 koblinger slik at de kan kobles til nesten hvilken som helst regnskapspakke var en ekstra fordel for oss. Som et resultat av dette ser jeg nå tallene for alle våre selskaper i én rapport, også for de selskapene som en ekstern partner gjør regnskapet for. Sånn sett ble alle problemene vi hadde løst ved å koble regnskapspakken vår med BrightAnalytics.»

Ledelsesrapportering og interkonsernmatching

Tom legger også merke til hvor enkelt ledelsesrapportering kan settes opp og interkonserntransaksjoner kan spores. «BrightAnalytics kobler sammen tallene, og jeg satte opp rapporteringen selv. Jeg ble overrasket over hvor greit det gikk. Ofte er det en viss forskjell mellom en demo og praksis, men her ble løftene faktisk oppfylt. Det var nok å finjustere ledelsesrapporteringen én gang, og koble kontoplanene til våre 40 firmaer til riktig ledelsesrapporteringskonto.»

«I forrige uke overtok vi et annet selskap. Jeg informerte BrightAnalytics, fikk den interne koden, og dagen etter så jeg tallene for det selskapet på plattformen, og jeg var i stand til å integrere dem direkte i rapporteringen vår. veldig enkelt å gjøre en sammenligning mellom de ulike selskapene, regnskapsår, sterkeste avvik, …. Kort sagt, jeg kan nå analysere tallene våre mye bedre og raskere og reagere proaktivt. Tjenesten jeg får er også på topp. Jeg får svar noen timer senere . Og det er viktig for meg.»

Spare tid

Han indikerer at han har fått enormt mye tid siden starten av samarbeidet med BrightAnalytics, noe som gjør at nedleggelser ikke bare gjennomføres raskere, men også av høyere kvalitet. «Takket være intercompany-matchingen kan jeg enkelt se om en transaksjon allerede er booket med alle involverte selskaper. Dette er vist i en mosaikk med fliser per bedrift. Hvis en flis blir grønn, er alt i orden. Oransje eller rød indikerer uoverensstemmelse. Dette gjør det veldig enkelt å sikre at den interne ytelsen er i tråd med en closing.”

I fremtiden ønsker Tom også å kjøre driftsrapportering via verktøyet. «Jeg liker å ta det steg for steg. Når den vanlige bokføringen er ferdig, starter vi med budsjettering av alle virksomheter. Deretter følger konsolidering og om nødvendig likviditetsplanlegging. Det forsikrer meg om at verktøyet kan gjøre det og kan vokse med oss.»