Excel-rapporteringen vår ble stadig mer forvirrende og komplisert. Det ble uholdbart.

-Caroline Vergotte, økonomisjef
"Det som umiddelbart skilte seg ut med BrightAnalytics var at det var en veldig visuell og grafisk sterk løsning."
- Caroline Vergotte, økonomisjef

Modules in use

Alltid et direkte konsolidert resultat

Når man ikke bare opererer internasjonalt, men også har fire selskaper i fire land, blir ikke regnskap og rapportering enklere. Det er utfordringen Vincent Logistics møtte. Da selskapets rapporteringsbehov oversteg Excel-grensen, byttet de til BrightAnalytics. I dag kan de med et museklikk trylle frem de siste konsoliderte tallene. Og det fra fire regnskapspakker og på tre nivåer.

«Vincent Logistics er et logistikk- og transportselskap med enheter i Belgia, Luxembourg, Nederland og Slovakia», begynner Caroline Vergotte. Sammen med mannen sin driver hun Vincent Logistics. «Vi ønsker å kunne spore resultatene til våre selskaper, men dette er alt annet enn enkelt: ikke bare jobber vi med data fra fire forskjellige regnskapspakker, hvert land har også sin egen regnskapslovgivning. I tillegg ønsker vi å være kan enkelt filtrere ut transaksjoner mellom selskaper fra dataene.»

Inntil nylig jobbet Vincent Logistics med Excel for dette formålet. «Men vår rapportering ble stadig mer forvirrende og komplisert, med parametere som kom fra alle steder og ekstremt sensitive, komplekse formler. Dette var i ferd med å bli uholdbart. Konserninterne transaksjoner måtte også trekkes ut av tallene manuelt, noe som ikke alltid fungerte. Som sådan var det ikke noe fullstendig og nøyaktig konsolidert resultat. Dette gjorde at vi alltid måtte tolke tallene nøye og aldri kunne stole 100 % på dem.

Skreddersydd automatisk kostnadsfordeling

Vincent Logistics lette etter et verktøy som kunne hjelpe. Det var selskapets bank som på et tidspunkt rådet dem til å sette seg ned med BrightAnalytics. – På det tidspunktet hadde jeg allerede sett på en rekke mulige verktøy, men hadde ennå ikke funnet den rette løsningen for vår virksomhet, sier Caroline. «Enten var de for store og derfor for dyre for oss som SMB, eller så kunne de ikke svare på vår forespørsel om direkte konsolidering. Etter å ha satt oss ned med BrightAnalytics og sett demoen av verktøyet, fant vi det vi lette etter . »

Regnskapsfører Christine Bronckart slutter seg til henne: «Det som umiddelbart slo oss var at det var en veldig visuell og grafisk sterk løsning. Vi var også i stand til å konfigurere BrightAnalytics etter våre behov. Vi bruker tre analysenivåer i rapportene våre: vi ønsker å kunne å analysere data basert på vår flåte, transportkategorier og drivstoff. Rapporteringen vår måtte være i tråd med det vi hadde gjort i Excel til da, men enklere, raskere og feilfri. BrightAnalytics inkorporerte etter hvert vår P&L fra Excel i verktøyet , inkludert en tilpasset automatisk kostnadsallokering for kostnader som ikke var, kan allokeres til en overskrift.»

Definer dine egne tilleggsbetingelser

For IT-prosjektleder Christoph Mennicken, som var ansvarlig for den forberedende analysen og kartleggingen, skiller BrightAnalytics sin brukervennlighet seg også ut. «Verktøyet er veldig intuitivt. I tillegg kan vi klikke oss gjennom til minste detalj. Helt ned til den skannede fakturaen! Det er raskt og enkelt å sammenligne budsjetttall med faktisk ytelse. I tillegg kan vi ekskludere konserninterne fakturaer med ett klikk . Kommentarfunksjonen sørger for at regnskapsførerne kan forklare slående tall i månedlig rapportering til ledelsen. Hendig!»

Han anser også det faktum at han – etter en halv dag med opplæring i BrightAnalytics – selv kan definere og lage ytterligere nøkkeltall som selskapet ønsker å overvåke som en viktig ressurs. «Dette sikrer at vi nøyaktig kan overvåke de mest relevante problemene for selskapet vårt. Covid-19, for eksempel, har tillatt oss å være mer oppmerksomme på visse parametere enn vi vanligvis kunne. Det er veldig enkelt å se dem på skjermen, uten å måtte stole på en ekstern programmerer. Og BrightAnalytics hjelper oss med spørsmål eller problemer. De er raske til å svare, veldig dynamiske og har alltid funnet en løsning så langt. Det er et vellykket samarbeid!

Caroline Vergottes (CFO) råd til alle som vurderer et lignende prosjekt:

«Forbered deg godt hvis du vil introdusere et rapporteringsverktøy: hva vil du få ut av verktøyet? Hvordan får du informasjonen fra ulike regnskapspakker inn i verktøyet? Og hvordan strukturerer du rapporteringen din konsekvent og logisk? Dette tar tid. Ikke arbeid raskt, men grundig. BrightAnalytics vil da kunne tilpasse seg raskt og løsningen din vil være oppe og gå på kort tid.

logo flower

Fordelene med BrightAnalytics ifølge Vincent Logistics:

  • Veldig visuelt og grafisk sterkt
  • Tilpasses bedriftens behov
  • Ekstremt intuitivt
  • Klikk deg frem til minste detalj
  • Hendig kommentarfunksjon for å tydeliggjøre tall
  • Ingen ekstern programmerer er nødvendig for ytterligere nøkkeltall

Er du nysgjerrig på hva BrightAnalytics kan bety?