«Vi var ikke bare et hvilket som helst salg for BrightAnalytics. Teamet viser sitt engasjement og sørger for at vi bruker verktøyet effektivt.»

Superfornøyd med system og support

Hva gjør man som økonomiansvarlig når selskapet plutselig går inn i en fase med akselerert vekst, og det oppstår behov for mer effektivitet, enkelhet og raskere finansrapportering? Dette skjedde med det svenske selskapet Helio, som tilbyr co-working spaces på ulike lokasjoner i Sverige. I dag bruker ikke bare CFO Eva-Karin Byström BrightAnalytics daglig, men alle lokasjonsledere for de 12 Helio co-working spaces jobber også med verktøyet. Og det lønner seg.

Da COVID-19-pandemien brøt ut, akselererte veksten til det svenske selskapet Helio plutselig. Mange muligheter oppsto for å åpne nye lokasjoner, og selskapet gikk fra seks co-working spaces i 2020 til tolv i 2022, med elleve i Stockholm og én i Malmö. “Dette skapte behov for å gjennomføre flere og dypere finansanalyser for konsernet og de underliggende selskapene,” sier Eva-Karin Byström, som den gang ennå ikke var CFO. “Frem til da brukte vi regnskapsprogrammet vårt til finansrapportering, og deretter jobbet vi med manuelt oppdaterte Excel-ark. Å ta beslutninger basert på tallene var et enormt arbeid, og det måtte endres.”

Smidig overgang

Helio sammenlignet ulike løsninger og endte opp med BrightAnalytics. “Vårt hovedmål var å finne et verktøy som kunne brukes av alle på ulike nivåer, fra CFO til lokasjonsledere på alle våre lokasjoner,” fortsetter Eva-Karin. “Vårt eksterne regnskapsbyrå foreslo å utforske BrightAnalytics. De hadde erfaring med det gjennom en annen klient og var derfor kjent med plattformen og miljøet. For oss var det viktig at overgangen fra vår gamle arbeidsmåte til den nye løsningen gikk smidig. Da regnskapsbyrået vårt forsikret oss om at det absolutt var mulig med BrightAnalytics, ble beslutningen enkel.”

Beslutningen om å samarbeide med BrightAnalytics ble tatt før Eva-Karin selv begynte som CFO. Dette demper imidlertid ikke entusiasmen hennes: programvaren er åpen på hennes datamaskin hver dag. “Det var et nytt system for meg, og jeg var noe bekymret for at det ville ta tid å venne seg til,” sier hun. Erfaringen med BrightAnalytics viste seg å være helt annerledes. Etter at min forgjenger forlot stillingen, hadde vi en midlertidig CFO som ikke kunne prioritere implementeringen av BrightAnalytics. En av mine første oppgaver var å gjøre mapping for balansen og resultatregnskapet, og sette opp en struktur. Jeg klarte dette overraskende raskt, og implementeringen gikk veldig smidig. “Jeg forsto nesten umiddelbart hvordan jeg skulle bruke BrightAnalytics til å levere nøyaktige finansanalyser til vår CEO og COO på månedlig basis.”

Fra budsjett til daglig oppfølging

I dag bruker hun hovedsakelig BrightAnalytics til finansrapportering og månedsslutt: “Jeg bruker det daglig for å følge fremdrift, gjøre sammenligninger med budsjett og tidligere perioder, og følge både inntekter og kostnader. Men vi bruker også verktøyet til å utarbeide budsjettet. Fordelen er at systemet gir oss rask og enkel oversikt over alle selskapene. Det er ingen liten oppgave når man har totalt fjorten selskaper i et konsern. Jeg kan ikke overvåke hvert enkelt selskap hele tiden. Takket være programvaren kan jeg velge å dykke ned i tallene for ett selskap eller se helheten på konsernnivå.”

Interne transaksjoner er også en del av prosessen. “Dette var den mest utfordrende delen da jeg startet: hvordan sette dette opp i BrightAnalytics-plattformen? Men etter at jeg tok kontakt med dem, var de veldig hjelpsomme og hjalp meg å forstå og håndtere denne delen av programvaren for vårt resultatregnskap.” Dette er karakteristisk for dem: “De svarer veldig raskt hvis det oppstår et problem,” sier Eva-Karin. “De får meg til å føle meg viktig som kunde, og det er veldig hyggelig. De lytter også virkelig til hva jeg trenger og er veldig løsningsorienterte. Dette gjør at de kan vokse sammen med oss. Når vi utvikler oss som selskap, begynner vi nå å legge til flere apper: som Controlling-appen, Cash Forecasting og Customers & Suppliers.”

Underbygde beslutninger

Lokasjonslederne på de ulike stedene bruker også BrightAnalytics aktivt. “De er ansvarlige for den daglige driften av lokasjonen, økonomisk oppfølging og personalledelse. Vi møtes med dem hver måned for dette formålet. Under disse møtene presenterer de resultatene i BrightAnalytics og sammenligner med budsjettet. De kan også følge inntektsutvikling, fakturering og sikre at alle kostnader er bokført. Det er et viktig verktøy for dem fordi de er ansvarlige for sitt budsjett og resultat. De sier alltid at BrightAnalytics er enkelt å bruke, og det er avgjørende, ellers ville de ikke brukt det,” legger Eva-Karin til.

Anbefalt

Til slutt nevner hun at det er veldig enkelt å legge til nye co-working spaces i Helio-konsernet når det gjelder rapportering. “Siden vi begynte å samarbeide, har vi lagt til omtrent tre selskaper. Det holder å sende en e-post til BrightAnalytics’ supportteam for å informere om at vi legger til et nytt selskap og når vi ønsker at det skal inkluderes i rapporteringen. Etter implementeringen fra BrightAnalytics må jeg bare sette opp mapping for resultatregnskap og balanse, og så kopiere mappingen. Det går utrolig smidig.”

Eva-Karin anbefaler ofte programvaren til andre CFOer som ser etter et rapporteringsverktøy. “BrightAnalytics støtter meg virkelig i mitt daglige arbeid. Det finnes mange ulike systemer for økonomi og analyse på markedet, men jeg anbefaler alltid denne programvaren til kolleger i bransjen. Jeg forteller konsekvent at vi er svært fornøyde, både med systemet og støtten bak det. Jeg er ikke bare et annet ‘salg’ for dem. Teamet viser at de er engasjert og vil at vi virkelig skal bruke verktøyet godt.”