Ved ganske enkelt å merke av i en boks, eliminerer jeg intercompany transaksjoner fra tallene.

Konsolider på et øyeblikk

Spor og konsolider enkelt transaksjoner mellom selskaper: det er et must for Linum Group . Tross alt har selskapet rundt 15 selskaper i forskjellige land, inkludert ett med en annen valuta. Finans Business Partner Eline Demeulemeester gir innsikt i konsernets økonomiske resultater via BrightAnalytics. Og … det kan noen ganger føre til en viss konkurranse mellom filiallederne selv, som det viser seg.

«Da jeg begynte å jobbe for omtrent tre år siden, fikk jeg umiddelbart lov til å begynne å implementere BrightAnalytics,» sier Eline entusiastisk. «Inntil da hadde vi jobbet med Excel for finansiell rapportering: data ble hentet ut fra Centric FINACC – vårt ERP-system – og lastet inn i Excel. Siden Linum-konsernet har rundt 15 store og små selskaper, måtte tallene til alle disse selskapene sammenlignes, og da var det ofte nødvendig med alle slags manipulasjoner, inkludert for konsolidering. Mye arbeid, ikke så effektivt og ekstremt tidkrevende.»

Avmerkingsboks

Linum Group oppdaget BrightAnalytics-løsningen gjennom deres eksterne regnskapsfører VGD. «Fordi jeg aldri jobbet med slike verktøy før jeg begynte å jobbe her, kan jeg selvfølgelig ikke sammenligne. Men BrightAnalytics fungerer så bra for meg at det ikke er nødvendig å stille spørsmål ved det. I dag gjøres vår fulle finansielle rapportering via BrightAnalytics: fra månedsslutt for våre belgiske selskaper til kvartalsslutt for våre utenlandske datterselskaper.»

I tillegg bruker Eline også systemet til å spore bestillinger, for å sjekke om månedlige kostnader definitivt er i systemet, og for konsolidering. «Vi teller mange konserninterne transaksjoner mellom våre selskaper. Ved å merke av i en boks kan jeg fjerne den fra tallene. Med ett museklikk har vi et globalt bilde av tallene uten disse transaksjonene. Dessuten kan jeg enkelt sjekke om ethvert mellomsalg av et av våre selskaper også er ledsaget av et kjøp fra et annet i samme periode.»

Automatiske og manuelle oppdateringer

Det at Eline kan gjøre manuelle oppdateringer selv i BrightAnalytics er en viktig ressurs for henne. “ Selvfølgelig gjør systemet en automatisk oppdatering hver natt : deretter leses dataene fra Centric FINACC. Men jobber jeg med figurene selv i løpet av dagen, liker jeg å kunne gjøre manuelle oppdateringer i etterkant. På denne måten ser jeg umiddelbart sanntidsresultatene og jeg vet om alt er riktig i systemet. Jeg bestemmer forøvrig selv hvilke selskaper jeg vil se eller gruppere tallene til . For den tyske sjefen rapporterer jeg for eksempel de to tyske selskapene samlet i én oversikt. Det er nyttig for vårt sveitsiske datterselskap at jeg kan rapportere tallene – avhengig av målet – i både EUR og CHF.»

Foreløpig er Eline den eneste som jobber med BrightAnalytics. Den laster ned rapportene og distribuerer dem deretter til blant annet ledelsen, men i fremtiden er det meningen at de selv også skal se rapporter i systemet. «Vi bestemmer da selv hvem som skal se hvilke tall, og gir kun brukerne tilgang til den perioden tallene allerede er reelt lukket. Alle snakker om det samme. Dette støttes ytterligere av den klare, brukervennlige layouten til BrightAnalytics, som er den samme på tvers av selskapene. På ledermøtet i forrige uke førte dette allerede til morsomme øyeblikk da filiallederne begynte å sammenligne resultatene til bedriften(e) deres og konkurransetrangen begynte å øke. Det som også er praktisk: det faktum at vår eksterne regnskapsfører har tilgang til systemet og kan se tallene våre live. Hvis jeg kontakter dem med et spørsmål, kan de umiddelbart se på tallene.»

Til slutt nevner hun samarbeidet med BrightAnalytics: «Hvis jeg noen gang har et spørsmål eller problem, får jeg alltid svar veldig raskt. Da vi ønsket å legge til vårt nye østerrikske selskap i systemet, ble koblingen allerede laget etter noen dager. Det jeg også setter pris på er at BrightAnalytics også ber om våre innspill til en planlagt oppdatering. De tar hensyn til hva vi som kunde trenger i vår daglige drift. Hyggelig!»