Tidssparing er den klart største fordelen med dette rapporteringsverktøyet.

House of Talents automatiserer sin ledelsesrapportering sammen med VGD

Den moderne gründeren hever listen for økonomiavdelingen. Nye teknologier for å øke effektiviteten er i ferd med å automatisere flere og flere aspekter av administrative og regnskapsmessige prosesser.

Den digitale transformasjonen innen finans er en spennende utfordring. Fordi det tidkrevende innspillsarbeidet forsvinner mer og mer, flyttes oppmerksomheten til analyse og tolkning for å styre organisasjonen på en mer målrettet måte.

Økonomisk rapportering blir stadig viktigere

Patricia Everaert, professor i regnskap ved Ghent University: «For 20 år siden var det spesielt viktig å rapportere en gang i året. I dag er dette utenkelig og rapporteringen er minst kvartalsvis.

Rask informasjon er viktig fordi verden også utvikler seg veldig raskt. Det er derfor en fordel for bedrifter å rapportere mye og dette fra én bestemt vinkel. Dette for å vite om det gjøres fremskritt med den aktuelle strategien.

Det er fornuftig å rapportere på globalt nivå for å finne ut nøyaktig hvor årsaken til en evolusjon er. Spørsmål vi da kan stille er: kan vi destillere muligheter eller beste praksis fra det og deretter bruke dem i andre identiteter?» Sa Patricia Everaert, professor Account UGent.

Automatiser finansiell og operasjonell rapportering

House of Talents er en HR-tjenesteleverandør som spesialiserer seg på mangelprofiler, som sykepleiere, teknikere, ingeniører og slaktere. De er aktive innen rekruttering og utvelgelse, prosjektbemanning og interim.

Doris Boterberg, finansdirektør House Of Talents: «House Of Talents ble grunnlagt for rundt ti år siden av vår administrerende direktør. I dag er selskapet preget av en omsetning på 120 millioner euro og vi sysselsetter også cirka 1200 ansatte.

«Tidligere ble rapporteringen laget i Excel. En ganske kompleks sak på grunn av tilstedeværelsen av et mangfold av selskaper og forskjellige forretningslinjer. Vi fant også ut at dette var en svært tidkrevende prosess. Kort sagt var det et veldig konkret behov fra ledelsen og aksjonærene for å utvikle rapportering av både økonomiske og operasjonelle tall på en intuitiv måte.

Drifts- og økonomisk rapportering tilpasset brukeren

HR-tjenestegruppen søkte og fant én felles rapporteringsplattform, men trengte også en partner for å forme rapporteringsinnholdet.

Philippe Van Den Bossche, CFO Services Manager i VGD: «I det øyeblikket satte vi oss ned med Doris og teamet hennes. Dette ble så oversatt til en handlingsplan der vi i utgangspunktet så på økonomisk. Når det gjelder finansiell rapportering, har vi begynt å koble ulike regnskapspakker til BrightAnalytics-plattformen.

De resulterende dataene visualiseres i oversiktlige, økonomiske P&L, balanse, kontantstrømrapporter og lignende. Disse rapportene gir ledelsen og aksjonærene et løpende innblikk i selskapets økonomiske resultater.»

I tillegg finnes det også skreddersydde driftsrapporter, der vi faktisk gir de daglige lederne for de ulike forretningslinjene den innsikten og verktøyene de trenger for å administrere sin del av virksomheten.

Den nye formen for Corporate Finance Management krevde en tilpasning fra de ansatte og aksjonærene i House Of Talents. De var fortsatt vant til de gamle Excelene.

Philippe legger også stor vekt på den siste fasen: «Å trene mennesker er ofte en av de siste, men også en av de viktigste fasene. Dette faller helt inn under endringsledelse. En slik plattform brukes selvsagt ikke bare av finansfolk som har mye erfaring. Derfor er det veldig viktig å gi dem et verktøy som er veldig intuitivt å bruke slik at også personer med mindre økonomisk bakgrunn kan finne veien til det og fremfor alt ta den riktige avgjørelsen basert på informasjonen som er tilgjengelig for dem. ”

Tidsbesparelse på 60 %

De samarbeidende selskapene ser fordelene med en mer effektiv måte å rapportere på.

Doris Boterberg: «Den største fordelen med å jobbe med dette rapporteringsverktøyet er tidsbesparelsen vi får fra det faktum at rutineoppgaver er automatiserte. Jeg tror at hvis vi må måle eller kvantifisere det, har dette oppnådd omtrent 60 % tidsgevinst for kontrolleren vår.»

Philippe Van Den Bossche: «Rapportering er på ingen måte bare nyttig for veldig store selskaper: ethvert selskap som bestemmer at magefølelsen ikke lenger er tilstrekkelig til å virkelig klare seg, så vel som enhver bedrift som fortsatt rapporterer mye i det tidkrevende Excell dra nytte av automatisert rapportering.»

Kilde: VGD, https://blogbe.vgd.eu/nl/optimaal-beheer/cfo-services/case/kanaal-z-house-of-talents-optimizes-managementrapportering, 07. oktober 2019