"Jeg visste med en gang at dette var verktøyet jeg trengte. Ingen annen løsning kom engang i nærheten."

Én løsning for all finansdata

Da CFO Andreas Andersson begynte i det svenske Spark Vision, visste han umiddelbart at han ønsket å optimalisere prosessen for finansrapportering på tvers av organisasjonens ulike avdelinger. Det var også klart for ham hvilke krav den nye programvaren måtte oppfylle. Kort tid etter ble han introdusert for BrightAnalytics gjennom en demo. Han visste med én gang at han hadde funnet det han lette etter.

“Fordi vi opererer i flere land – fra Sverige til Bulgaria, og fra Italia til Spania, Frankrike og Tyskland – er våre finansdata svært spredt. I alle disse landene bruker vi lokale regnskapspakker,” begynner Andreas å forklare. Dataene Spark Vision mottok fra de ulike landene frem til for ett år siden var derfor ikke ensartede, noe som gjorde konsolidering vanskelig. “Før vi begynte å samarbeide med BrightAnalytics, laget vi foreløpige føringer i regnskapssystemet vårt hver måned, og så samlet vi de faktiske tallene fra våre utenlandske enheter ved årets slutt. Etter det begynte en lang og tidkrevende prosess hvor vi måtte omklassifisere føringer, data og tall i Excel. Hele den administrative prosessen kunne ta opptil tre måneder.“

Ingen annen programvare hadde sjanse

Dette endret seg da Spark Vision begynte å jobbe med BrightAnalytics for ett år siden. Siden da har de implementert det i alle sine utenlandske avdelinger. “Jeg har jobbet lenge i finansverdenen og kjenner markedet og tilgjengelige verktøy godt. Da jeg begynte som CFO i Spark Vision, hadde jeg muligheten til å velge et verktøy som virkelig kunne tilby det jeg lette etter. Jeg visste nøyaktig hva jeg ønsket: jeg trengte noe annerledes,” forklarer Andreas. Han inviterte flere leverandører, inkludert BrightAnalytics. Etter demoen ble beslutningen tatt umiddelbart. “Jeg visste med én gang at dette var verktøyet jeg trengte. Ingen annen løsning kom engang i nærheten. Det som var avgjørende for meg, var muligheten til å samle all den spredte dataen effektivt. Siden vi begynte å bruke BrightAnalytics, har det blitt mye enklere, og vi har nå en én-løsning for all vår finansdata.”

Minimal risiko for feil

Det sparte Andreas enormt med tid, forklarer han: “Så snart vi har dataene fra de ulike avdelingene, trenger vi bare å klikke på en knapp for å se ferdige tall vi kan jobbe med. Hvis det opprettes en ny hovedbokskonto, får vi en varsling, slik at vi ikke går glipp av noe.” I tillegg gjør multi-valuta-verktøyet i BrightAnalytics det mulig for Spark Vision å se all data i én valuta. “I Sverige bruker vi svenske kroner, i Spania euro og i Bulgaria bulgarske lev. Når dataene våre kobles til Bright, skjer konverteringen automatisk, og vi ser tallene umiddelbart i én valuta. Det fungerer så smidig at jeg nesten glemte å nevne det som en fordel. Takket være dette praktiske verktøyet unngår vi også feil i rapporteringen som kan oppstå ved manuell valutakonvertering, en risiko som alltid finnes ved manuelt arbeid.”

Full kontroll

Han er også begeistret for Customer & Suppliers-appen. “Den gir oss innsikt i utestående fakturaer, betalingsbetingelser og mer, slik at vi kan følge betalinger nøye og sende påminnelser når det er nødvendig. Dette gir oss full kontroll over faktureringsprosessen og både fakturaer vi sender ut og mottar fra leverandører. Som et resultat kan vi spore status helt ned til enkeltfakturaer, med tanke på de spesifikke betalingsbetingelsene vi har avtalt med kundene.” I denne sammenheng liker han også å bruke Cash Forecasting-appen: “For oss er det viktig å vite når det kommer kontantstrøm eller mangel på kontanter, slik at vi kan planlegge deretter.”

Problemløs tilnærming

Til slutt nevner han BrightAnalytics’ ‘no problem-attitude‘, som han kaller det. “Det jeg virkelig setter pris på med dette systemet er at jeg har kontroll over modulene jeg jobber med. Jeg er ikke avhengig av en ekstern programvareutvikler og kan implementere endringer selv. Og hvis jeg har et spørsmål eller en forespørsel, er alt mulig med BrightAnalytics. De hjelper oss å tenke utover problemer og jobber sammen med oss for å finne løsninger. Det setter jeg stor pris på. Da det nylig oppstod et problem ved vår avdeling i Italia, var det ikke bare kundesuksesslederen fra BrightAnalytics som oppdaget det, men han tok også kontakt med oss og fulgte opp fremdriften etterpå. Det er en stor fordel for meg fordi jeg ikke alltid har tid til å følge opp hver detalj selv.”

Han ser også for seg at programvaren kan vokse videre med Spark Vision. “Nå som vi har god forståelse for hvordan alt fungerer, kan vi utvide til andre land. Og det er enda en fordel: når vi vokser, kan vi gjøre det med BrightAnalytics og begynne å bruke flere apper, som operasjonell rapportering. Det er flott at denne programvaren kan utvikle seg med den internasjonale konteksten til selskapet vårt.”