"Uten BrightAnalytics ville vi ha måttet fomle med Excel-lister, gjort manuelle konsolideringer og lettere gjort feil."

I løpet av halvannen dag har vi fått pålitelig og omfattende rapportering

Økonomidirektør Tim De Reyck ble kjent med BrightAnalytics som en tidlig bruker i 2017, da han ledet sin egen oppstartsbedrift. Fordelene med programvaren var så tydelige for ham at han, etter å ha solgt selskapet sitt, foreslo for sin nye arbeidsgiver, Technics & Applications, i løpet av den første uken å erstatte den komplekse, tidkrevende Excel-rapporteringen med BrightAnalytics’ fleksibilitet og brukervennlighet.

“Jeg begynte å samarbeide med BrightAnalytics ganske kort tid etter at jeg hadde grunnlagt programvarebedriften min”, begynner Tim. “Det var fortsatt en veldig ung oppstartsbedrift på den tiden, men etter en demo og en samtale med en av grunnleggerne ble jeg raskt overbevist om å samarbeide med dem. Vi hadde ambisiøse planer på internasjonalt nivå, med filialer i blant annet Polen og Kina. Jeg ønsket å raskt kunne koble sammen de ulike regnskapspakkene i de forskjellige landene.” Valget av BrightAnalytics var en no-brainer for Tim, som han selv uttrykker det: “De tilbød ikke bare en enorm fleksibilitet, men også en opplastingsfunksjonalitet i skyen, som jeg kunne bruke mitt eget administrasjonslag/kartlegging på. Uten BrightAnalytics ville vi ha måttet fomle med Excel-lister, gjort manuelle konsolideringer og lettere gjort feil. Så jeg ble tidlig overbevist om mulighetene i pakken.”

Sterk innen fusjoner og oppkjøp

Fem år senere, da Tim solgte oppstartsbedriften og ble finansdirektør i Technics & Applications, et av investeringsselskapene til Waterland Private Equity, fortsatte han å bruke BrightAnalytics.
“T&A har produksjonsanlegg i Belgia og Frankrike, men er stadig på utkikk etter fusjoner og oppkjøp for å legge til flere selskaper i konsernet”, fortsetter Tim. “Fra vårt tidligere samarbeid visste jeg at BrightAnalytics utmerket seg på dette området. Da Waterland Private Equity ble majoritetsaksjonær i T&A, hadde vi en relativt kompleks struktur med ulike selskaper som alle brukte forskjellige ERP-pakker: fra Wings til Exact Online og Odoo til Navision. Uten en pakke som BrightAnalytics er det nesten umulig å sette opp konsolidering. Forgjengeren min gjorde alt dette i Excel.
Men i den rapporteringen fant jeg mange uoverensstemmelser.”

Derfor bestemte han seg nesten umiddelbart for å slutte med den manuelle rapporteringsmetoden og innføre BrightAnalytics. “Allerede den første uken jeg jobbet hos T&A, tok jeg det opp: “Hvis dere vil ha god og rask ledelsesrapportering, vil jeg gå for BrightAnalytics“. Ledelsen ble raskt overbevist. Jeg følte ikke lenger noe behov for å sammenligne med mulige alternativer. Jeg var vant til å jobbe med BrightAnalytics og var fornøyd med funksjonaliteten og støtten.”

Bare fordeler

ERP-pakkene ble koblet sammen, og det ble etablert en robust styringsstruktur som gjorde det mulig for Tim å presentere solid ledelsesrapportering til Waterland Private Equity. “Hele integrasjonen tok knapt to måneder totalt, noe som er svært lite med tanke på kompleksiteten i de ulike pakkene. Den enorme fleksibiliteten vi har til raskt å laste opp data fra ulike ERP-pakker, og hvor enkelt det er å konvertere dem til den ledelsesstrukturen vi selv kan bygge opp, er en betydelig fordel. Både elimineringen av konserninterne transaksjoner og konsolideringen går nå mye smidigere. Dessuten sparer vi enormt mye tid: Når regnskapsførerne var ferdige, brukte forgjengeren min ytterligere fem hele dager på rapporteringen. Nå er vi ferdige på halvannen dag, inkludert ledelses- og styrerapportering. Forskjellen er gigantisk.”

Tim vet at han kan stole fullt og helt på tallene. “Vi går nå over fra det gamle Navision til Microsoft Dynamics Business Central. Mange selskaper legger til et business intelligence-lag på toppen for å hente ut dataene de trenger. Rent økonomisk er ikke dette nødvendig for meg, fordi jeg stoler på BrightAnalytics og det oppsettet vi har laget i pakken.” Han er også positiv til samarbeidet og supporten: “Noen ganger er det problemer, men det skjer overalt. Det viktigste er at BrightAnalytics-teamet er raske til å svare. Supporten deres er veldig god og responsiv. I løpet av årene har jeg sett organisasjonen vokse, men jeg har ikke opplevd det som en ulempe. Tvert imot, vi får alltid rask hjelp.”

Nøyaktige dag-til-dag-forutsigelser

De siste månedene har T&A også brukt driftsmodulen i BrightAnalytics, som gir innsikt i rørledningen på tvers av produksjonsselskapene. Også dette utgjør en betydelig forskjell. Tim forklarer: “Vi er kjent som en leverandør som er i stand til å levere svært raskt. Dette er avgjørende i bassengbransjen, fordi kundene ønsker å beskytte det nye bassenget sitt mot smuss og spare energi så snart som mulig. Samtidig kan målingene bare utføres når betongbassenget er tørt. Det betyr at vi har svært kort tid mellom oppmåling og levering av overtrekket. Ulempen med at vi kan levere svært raskt, er at det er vanskelig å anslå hvordan vi kommer til å avslutte måneden, hvilken omsetning vi kommer til å oppnå, hvordan det påvirker varelageret og hvilke kostnader det medfører. Derfor har vi valgt den operasjonelle modulen: Den gir oss mulighet til å gjøre de mest nøyaktige prediksjonene fra dag til dag og rapportere om dette til både banken og aksjonærene. Vi bruker også modulen til å se hvordan salget fordeler seg på tvers av kunder, kundekategorier og land, både fra et kostnadsperspektiv og et inntektsperspektiv. Når vi kjenner fordelingen mellom viktige leverandører, kan det for eksempel hjelpe oss med å forhandle frem bedre innkjøpsbetingelser. Modulen gjør det mulig for ledelsen å sette og justere strategiske mål der det er mulig, på tvers av selskaper.”