BrightAnalytics var ikke bare i stand til å koble perfekt til Exact Online, de leverte også innen en måned.

Rask, men kontrollert vekst for Bavet

For Gents Bavet – som for tiden har en samling på 17 spaghettirestauranter og snart åpner en 18. filial i Oostende – er himmelen grensen når det kommer til vekst. Men på en kontrollert måte, vær så snill. Og det var det ønsket som sørget for at Bavet slo seg sammen med BrightAnalytics på slutten av 2019.

«Vi ønsker å ha innsikt i hvordan alle restaurantene våre presterer», begynner økonomisjef Céline De Paepe. «Det er veldig viktig for oss å vite hvilke som er våre toppplasseringer, og hvilke som ikke presterer, slik at vi raskt kan gripe inn der det er nødvendig. Vi ønsker å sammenligne de ulike stedene for å sammenligne de økonomiske tallene. Dette var ikke mulig med vår Exact Online-regnskapspakke. I den ser jeg én stor haug med data, og jeg må kjøre tabeller, velge data og så videre før jeg kan komme til en konklusjon. Så lenge vi fortsatt hadde et begrenset antall lokasjoner, lyktes vi: Vi gjorde nedlastinger fra regnskapsprogrammet og kompilerte manuelt en Excel via kostnadsstedet. Men når du først har 17 grener, er det ikke lenger mulig.»

Innsikt i oppdaterte tall til enhver tid

Bavet gikk på jakt etter et verktøy som de ikke lenger trengte å jobbe statisk med. «Vi var på utkikk etter en løsning som ble oppdatert daglig med ny informasjon fra regnskapspakken,» sier Céline. – Leveringshastigheten spilte også en rolle for oss. BrightAnalytics var ikke bare i stand til å koble perfekt til Exact Online, de klarte også å levere innen en måned. ”

Siden den gang har tallene fra regnskapsprogrammet blitt oppdatert hver kveld i BrightAnalytics. Å ha sanntidsinnsikt i tallene er et stort fremskritt for Céline. «I tillegg kan jeg klikke på en knapp for å gjøre en manuell overføring av data i løpet av dagen. For eksempel når jeg nettopp har gjort en eller flere store eller viktige bestillinger. Da ser jeg umiddelbart effekten av dette i rapporteringen. I dag har det blitt veldig enkelt å oppdage smertepunkter og gripe inn veldig raskt. ”

Det at det automatisk sendes en e-post på kvelden dersom en viss kartlegging ikke går riktig, gir henne også en trygghet om at hun kan stole på tallene. «Vi er i full vekst og åpner mange nye lokasjoner,» sier hun. «Det hender noen ganger at vi plutselig legger til en konto i regnskapsdiagrammet vårt, men jeg glemmer å kartlegge det i BrightAnalytics. Den e-posten om kvelden er ekstra sikkerhet for meg.»

Følg opp restauranter tett

Måten som dashbordene presenteres og konstrueres på er også fullstendig personlig tilpasset behovene til spaghettispesialisten. «Vi var i stand til å skreddersy strukturen helt til våre behov. Vi ser ulike linjer med for eksempel mat- eller drikkekostnaden, og bildet er ikke forvrengt av linjer som ikke gjelder oss, men som kan gjelde for andre selskaper. Dette gjør det veldig enkelt å jobbe med BrightAnalytics. Fordi det bare er et begrenset antall filtre – selskap, kostnadssted, måned… – fungerer systemet veldig intuitivt.»

Tallene diskuteres månedlig med driftsledelsen, som også selv har fått tilgang til BrightAnalytics. Driften gjennomfører også resultatdiskusjoner med restaurantene på bakgrunn av dette. – Fra min stilling er det nyttig at jeg kan følge opp juniorregnskapsføreren vår, sier Céline. «Har hun bestilt husleie eller gass og strøm for alle lokasjoner? Dette gjør at jeg raskt kan sjekke – for eksempel for en momskontroll – om tallene stemmer og alt er tatt med effektivt. Jeg velger min plassering som kostnadssted, angir en bestemt måned, og får så alle lokasjoner presentert side om side med de ulike inntektene og kostnadene. Eller jeg sammenligner ytelsen til ett sted over flere måneder, for eksempel for å få innsikt i vedlikeholdskostnader.»

Nylig benytter Céline også muligheten til å legge inn kommentarer i rapporteringen. «Når jeg går gjennom tallene og ser at for eksempel vedlikeholdskostnadene for et bestemt sted er høyere enn vanlig, kan jeg finne ut hvorfor og forklare det tallet via en kommentar. På denne måten ser operasjoner umiddelbart hvor tallet kommer fra. Det unngår duplisering av forskning og spørsmål.»

Kort på ballen

Til slutt, takket være BrightAnalytics, trenger ikke Bavet å vente til slutten av måneden for å allerede ha en ide om forventet resultat for den måneden, legger Céline til. «Ikke alle fakturaer er ennå bokført ved starten av en ny måned, men ved å kombinere de bookede dataene i BrightAnalytics med for eksempel lønnsdata kan vi allerede forutsi omtrent hva månedstallene blir kort tid etter månedsskiftet. Dette gjør oss i stand til å jobbe proaktivt og være svært lydhøre. ”