Med starten av koronapandemien i mars 2020 begynte en periode med usikkerhet for Van der Erve Europe – en internasjonal aktør spesialisert på å lage klær med lisenser og merkevarer. Hva ville skje med selskapets kontantstrøm når både kunder og leverandører ga uttrykk for at de ikke visste hva de kunne forvente? På tide med et verktøy som kan lage en kontantstrømprognose.
«Da koronakrisen brøt ut, fikk vi signaler fra både kunder og leverandører som fikk oss til å innse at det begynte å bli avgjørende å følge nøye med på kontantstrømmen vår,» sier Bart Van den Broeck, finansdirektør i Tomtree, holdingselskapet over Van der Erve. Europa. «Inntil da drev vi allerede med kontantplanlegging, men bare noen få ganger i året, med Excel-ark. Det var veldig tidkrevende, fordi det fortsatt var en stort sett manuell prosess. Nå ønsket vi også å gå mot en ukentlig kontantstrømprognose, for å kunne ta gode beslutninger. Derfor begynte vi å lete etter programvare.»
Det var KBC som anbefalte BrightAnalytics til Van der Erve Europe, hvoretter en konsulent spesialisert i kontantstrøm sammenlignet ulike programvareleverandører. «Etter demoen visste vi at vi ønsket å jobbe med BrightAnalytics. De har imidlertid ikke et rent kontantverktøy, men vi så umiddelbart at det var brukervennlig, veldig modulær og lett konfigurerbar programvare. Dette tydet på at verktøyet kunne tilpasses vår situasjon, og at steget til automatisering var enkelt å ta, sier Bart.
Det siste var viktig for Van der Erve Europe, fordi selskapet – i motsetning til de fleste andre organisasjoner – ikke jobber med budsjetter for å anslå fremtiden. «Programvare forutsetter ofte at du har et budsjett, og det er prognosen din. Vi jobber annerledes. Det flotte er at BrightAnalytics umiddelbart ga oss beskjed: ‘Vi kan gjøre det. Vi tilpasser oss.’ ”
Nå som BrightAnalytics har automatisert kontantplanleggingen for Van der Erve Europe, har selskapet nå to timer på å forberede rapporteringen og analysen, mens det pleide å ta en hel dag. Og i mellomtiden har også den såkalte kontantstrømprognosen blitt integrert: «En personlig kort- og langtidsprognose ble bygget, som vi liker å se», fortsetter Justyna Gorna, finansdirektør Van der Erve Europe. «I tillegg oppdaget vi at vi også effektivt og nøyaktig kunne generere rapporter om andre forhold, og på denne måten komme frem til ny innsikt. I dag gir verktøyet oss også innsikt i våre dollarbehov – viktig, siden vi er en internasjonal aktør – og den månedlige P&L gjennomføres også via BrightAnalytics. En «salgs- og marginliste» gir oss innsikt i vår omsetning og marginer.»
«Uten BrightAnalytics ville vi ikke hatt den samme innsikten i dag,» fortsetter Bart. «Eller burde vi ha involvert flere ressurser, noe som uansett ville gjort det mer komplisert og tidkrevende, og øke sjansen for manuelle feil. Med dataene som nå kommer rett fra kilden, kan vi være sikre på at det som kommer ut av BrightAnalytics er riktig.»
Siden den gang har Van der Erve Europe implementert verktøyet steg for steg i selskapet. «Jo mer vi begynner å bruke BrightAnalytics, jo oftere blir vi bedt av kolleger om å lage flere rapporter,» sier Bart. «Så ballen ruller, og mange ideer dukker opp for å komme frem til ny innsikt. Vårt motto er: hvis vi kan effektivisere arbeidet vårt, eller hvis det gir oss ny innsikt, vil vi gjøre det. Og BrightAnalytics reagerer alltid raskt og greit på dette. Vår kontaktperson i selskapet er ikke en IT-person men en finansanalytiker. Dette gjør samtaler og søket etter løsninger mye enklere. Han forstår veldig raskt hvor vi ønsker å gå og kan oversette dette til BrightAnalytics-språket.»
Innen utgangen av dette året ønsker Tomtree-holdingen også å koble de to andre tekstilforretningskretsene, Beconnected og Beconnected Industrial, med BrightAnalytics. Når alle forretningskretser kobler seg til pakken, kan vi utarbeide den konsoliderte rapporteringen. I dag har vi kun konsernregnskap på holdingselskapsnivå. I fremtiden vil vi kunne følge opp KPIer på daglig basis fra ledelsesregnskap eller rapportering. Det vil være helt nytt for selskapet vårt. Til slutt, et eget dashbord for vårt merkevare- og lisensieringsteam og et for nettbutikkteamet sikrer at BrightAnalytics støtter oss multifunksjonelt i hele selskapet i våre daglige beslutninger.»
Vivaldis Interim
Libeert
STAS