«BrightAnalytics var prikken over i-en i overgangen fra papirbasert til digital regnskapsføring.»

Grunnlaget for beslutninger

Å gå fra et papirbasert regnskapssystem til en rask, digital løsning var oppgaven Dries Holvoet fikk da han begynte hos De Laet & Van Haver. Selskapet hadde vokst fra en liten slakterbutikk til mye mer. Med fem selskaper var tiden kommet for automatisert finans- og driftsrapportering. Siden da har BrightAnalytics-programvaren gitt grunnlaget for strategiske beslutninger.

“Alt startet med én slakterbutikk i Hove,” begynner administrerende direktør Dries Holvoet. “Men over tid vokste organisasjonen vår, og i dag har vi fem selskaper. Fokus for virksomheten har alltid vært kjøtt: vi ønsket å tilby kvalitetskjøtt og charcuterieprodukter. Fokus var ikke på moderne regnskap. Regnskapsføreren behandlet tallene, men det ble ikke gjort noe mer med dem; vi var ikke et datadrevet selskap.”

Det endret seg da Dries kom inn. “Jeg ble ansatt for å gjennomføre en transformasjon og gå fra papirbasert regnskap til en rask digital løsning, slik at vi hadde et sterkere grunnlag for å støtte veksten vår. En del av dette var å basere beslutninger mer på tall. Jeg lette etter et verktøy som kunne støtte oss i dette, og syntes det var viktig at vi både kunne analysere og visualisere data. I tillegg ønsket jeg å kunne begrense tilgang til visse data ved å tildele ulike roller, siden ikke alle i organisasjonen trenger å se alt.” Han sammenlignet to potensielle løsninger, inkludert BrightAnalytics. “Den hyggelige kontakten med BrightAnalytics’ salgsteam og det faktum at regnskapsføreren vår anbefalte dette verktøyet overbeviste meg. En ekstra fordel var at BrightAnalytics allerede hadde integrasjoner med vårt regnskapsprogram.”

Velbegrunnede beslutninger

Tre år etter implementeringen brukes BrightAnalytics nå ofte av ulike profiler innen organisasjonen. “BrightAnalytics var prikken over i-en i overgangen fra papir til digitalt regnskap. Det gjør at tallene kommuniserer til en bredere gruppe mennesker, fra operativt personale på fabrikken til bedriftsleder, som regelmessig kan konsultere både regnskaps- og driftsdata. Når jeg ser kolleger i det fjerne med blå skjerm, vet jeg at de jobber i BrightAnalytics. Vi refererer nå til tallene våre mye oftere. For eksempel, når salgsteamet mistenker at et bestemt kundesegment blir viktigere, har vi refleksen å sjekke det og se hvilken omsetning segmentet faktisk representerer. I dag er tallene oftere et argument i beslutninger enn før. Og det er takket være BrightAnalytics, som gjør dette svært synlig. I tillegg lar systemet ulike personer se data gjennom forskjellige perspektiver. For eksempel er det ulike roller for noen i min posisjon, en salgsleder eller en butikksjef.”

Overvåking av bruttofortjeneste

Det faktum at det bare er enveiskommunikasjon mellom BrightAnalytics og ERP-systemet motiverer også Dries til å oppmuntre ansatte til å virkelig utforske mulighetene i BrightAnalytics. “I ERP-systemet vårt har slike hendelser skjedd tidligere,” forklarer han. “En kollega hentet en statistikk som utilsiktet skrev ut aktive data som fortsatt måtte sendes til regnskap. Dette kan ikke skje med BrightAnalytics, fordi det ikke sender noe tilbake til ERP-systemet. Dette gjør at alle føler seg komfortable med å prøve noe nytt i BrightAnalytics eller gjennomføre et søk. De vet at de ikke kan gjøre feil.”

Dries selv jobber i systemet omtrent tre ganger i uken. “Ikke en uke går uten at jeg konsulterer BrightAnalytics, av ulike grunner. Appene vi bruker mest er ledelsesrapportering for økonomi og Orders vs. Invoices for drift. Ledelsesrapporteringen presenterer viktige tall visuelt på en attraktiv måte. Økonomi-appen gjør at vi kan følge bruttofortjenesten nøye. For eksempel, med prisøkningene for noen år siden, kunne vi tydelig vise effekten. I tillegg legger vi også til visse selskapsspesifikke indikatorer selv, som lar oss vise flere egne nøkkeltall.”

Business Case for nye markeder

I tillegg bruker Dries og kolleger BrightAnalytics til å forberede salgs- og planleggingsmøter og estimere produksjonsvolumer. “Med noen få klikk kan jeg finne ut hvor mye kjøttdeig som er solgt til bakere for pølsehorn. Jeg kunne aldri finne dette så raskt i ERP-systemet vårt. Siden dette er mulig med BrightAnalytics, bruker vi aktivt disse funksjonene i salg og prognoser. Jeg kan også lage koder for ulike kundetyper, noe som lar meg dykke enda dypere ned i dataene. Det fine med systemet er at det tilbyr flere standardpakker, så vi slipper å finne opp hjulet hver gang. Orders vs. Invoices er et godt eksempel. Og hvis jeg vil gjøre en modifikasjon, kan jeg be kundeserviceteamet om det. BrightAnalytics har investert mye i dette, og servicen deres er utmerket i dag. Min kontaktperson er veldig proaktiv: av og til kontakter hun meg for å høre om det er noe mer hun kan gjøre for meg.”

Takket være BrightAnalytics kan jeg nå også se alle kunde- og leverandørvolumer på tvers av selskapene med ett enkelt klikk. “Dette gjelder saker som spenner over selskapene våre. Det er noe jeg uten tvil kan håndtere mer effektivt med intercompany-funksjonen i BrightAnalytics. Det vil sannsynligvis bli vårt neste steg,” avslutter han.