Når det kommer til programvare er det ofte mye løfte, men lite levering. Hos BrightAnalytics var det imidlertid alt annet enn tilfellet.

Programvare som lever opp til forventningene

Mange bedrifter bruker Excel til sin økonomiske rapportering. Men etter en stund finner de ut at rapportering på denne måten ikke er fleksibelt nok, og altfor arbeidskrevende. Det var også tilfellet for Euroglas DL-gruppen i Bornem: de har jobbet med BrightAnalytics siden tidlig i 2020. «En investering som allerede har mer enn betalt for seg selv,» sier finansdirektør Stefan Inslegers.

«Da jeg ble med i Euroglas DL-gruppen i oktober 2019, ble rapporteringen gjort helt via Excel», starter Stefan. «Formmessig oppfylte den kravene våre. Men rapporteringsprosessen var svært arbeidskrevende: mye manuelt arbeid var involvert. Dessuten var det vanskelig å endre formatet på rapporteringen, eller å se på tallene på en annen måte. Derfor gikk vi på jakt etter et profesjonelt verktøy.

Han undersøkte markedet, og fant snart BrightAnalytics. «I en tidligere jobb i trykkerisektoren hadde jeg allerede blitt kjent med verktøyet og hadde bare positive erfaringer med det. Så jeg tenkte ikke lenge før jeg valgte BrightAnalytics: jeg visste det og hadde tillit til det. Faktum at investeringsfondet vi er en del av også var en fan, var en ekstra bonus. De har flere beholdninger som jobber med BrightAnalytics. For dem er det selvsagt også en god ting om disse alle bruker samme rapporteringsverktøy.»

Driftsdyktig i halvannen måned

De ansatte i Euroglas DL som måtte bruke det nye verktøyet var i utgangspunktet noe skeptiske til ideen. «Forandring er aldri lett, selvfølgelig,» sier Stefan. «Dessuten, når det kommer til programvare, er det ofte mye løfte, men ikke levering. Hos BrightAnalytics var det imidlertid alt annet enn tilfellet. Utførelsen er veldig nær løsningen da de solgte den til oss. Faktisk gikk implementeringen mye smidigere enn jeg hadde forventet. Alt vi måtte gjøre var å lage koblingen mellom det generelle regnskapet i regnskap og rapporteringslinjene i BrightAnalytics.

Videre er formatet til vår tidligere rapportering tatt i bruk for 95 %. Jeg hadde forutsett en prosess på flere måneder, men etter bare halvannen måned hadde vi vår første rapport. Våre ansatte var derfor raskt entusiastiske.»

I dag jobber i tillegg til Stefan, administrerende direktør, to regnskapsansatte og de tre fabrikksjefene med BrightAnalytics. Alle har tilgang til de samme dataene, men for anleggsledere er denne tilgangen begrenset til deres eget nettsted. «For dem og for oss er dette et stort fremskritt. Før, i Excel, fikk de én statisk, visuell side som de ikke kunne manipulere. I dag, når vi setter oss ned sammen for vår månedlige konsultasjon, kan vi dykke ned i detaljene i tallene samlet: ned til fakturanivå eller ned til detaljene i en oppføring. Dessuten kan vi fra analysen av rapporteringen også utlede hvilke kostnadsaspekter vi bør analysere mer detaljert.»

Investeringer hentet inn på kort tid

Ifølge Stefan vil investeringen i pakken betale seg inn ganske raskt. «På den ene siden, fordi du erstatter den manuelle input i et ikke-automatisert ark med automatisk, profesjonell rapportering; og på den andre siden fordi du bedre kan analysere visse kostnader, utlede handlingsposter fra dem og til slutt realisere besparelser.

Det at vi lettere kan slå opp data i BrightAnalytics enn vi kan i vår regnskapspakke Navision – som faktisk er en ERP-pakke – gir ekstra brukervennlighet.» løpende finansiell rapportering på selskaps- og konsernnivå for å øke konsernets effektivitet ytterligere. Neste steg blir å automatisk konsolidere tallene, da han i dag fortsatt filtrerer ut konserninterne transaksjoner manuelt. Med andre ord: utvilsomt «å bli videreført».

Stefans tips til alle som vurderer et lignende prosjekt:

«Det hjelper hvis du allerede har modellrapportering på plass før du implementerer BrightAnalytics. På den måten kan du forutse perfekt hvordan den nye rapporteringen din skal se ut, og hva du ønsker å kunne rapportere.»