Alt er samlet på ett sted, men den største fordelen med BrightAnalytics er at vi kan gå ned i detaljene og analysere avvikene.

Å bygge bro mellom regneark og ERP

10 000 kunder, over 250 ulike produkter, fire enheter i to land – det er en enorm mengde data for en økonomidirektør å styre et selskap med. For Truls Vad Fjeldberg, økonomidirektør i Trainor, var det krystallklart at et profesjonelt verktøy ville tilføre enorm verdi ved å gjøre alle disse dataene tilgjengelige – ikke bare fra et finansielt perspektiv, men også på et operasjonelt nivå. Siden da har BrightAnalytics bidratt til å lede selskapet i riktig retning.

“Essensen i jobben min handler ikke så mye om å rapportere tall, men heller om å forstå hva som ligger bak dem”, begynner Truls. For en tid tilbake tok han kontakt med BrightAnalytics fordi Trainor hadde behov for et verktøy for finansiell konsolidering. Konsernet består av fire enheter i Norge og Sverige. Frem til da hadde selskapet brukt regneark til rapportering – opprinnelig utviklet av tidligere økonomidirektører og senere justert og oppdatert etter behov. “Detvar en enorm oppgave å holde regnearkene oppdaterte og nøyaktige“, fortsetter Truls. “Jeg ønsket en mer robust løsning som ikke bare kunne konsolidere all informasjon i sanntid, men som også var uavhengig av de ulike ERP-systemene som brukes i konsernet. Disse inkluderer ulike plattformer som Fortnox og Visma.net.”

Før han begynte i Trainor, hadde Truls jobbet i et annet selskap med lignende utfordringer. “Det selskapet hadde enheter spredt over hele verden. Jeg var midlertidig økonomidirektør der, og satte i gang letingen etter et verktøy som kunne hjelpe oss med konsolidering og finansiell rapportering. Vi vurderte å implementere ett stort ERP-system for alle enhetene. Dette viste seg imidlertid å være vanskelig, ettersom det alltid var behov for lokale tilpasninger i de ulike landene. Så kom jeg over BrightAnalytics, som kunne legges på toppen av de ulike ERP-systemene. For oss var det den perfekte mellomløsningen mellom å velge ett stort ERP-system og å basere oss på regneark.” Sammenlignet han BrightAnalytics med lignende løsninger hos Trainor? “Nei, vi måtte handle raskt, og jeg hadde allerede gjort sammenligningen i mitt forrige selskap. Jeg visste at det var en solid løsning, så beslutningen ble tatt raskt.

Både fleksibel og robust

Da Trainor ble kjøpt opp kort tid etter, ble det en ekstra utfordring med hensyn til rapportering. Fra da av var det to typer rapportering: intern ledelsesrapportering og konsernrapportering. “Heldigvis brukte vi BrightAnalytics allerede på det tidspunktet. Verktøyet gjør det mulig for oss å kartlegge kontoer på en fleksibel og robust måte for å imøtekomme begge rapporteringskravene. Dessuten opererer vi med ulike kontostrukturer i Norge og Sverige. BrightAnalytics samler alt på ett sted, samtidig som vi kan gå i dybden og analysere avvik i detalj. Dette gjør det enkelt å hente ut den informasjonen vi trenger. I motsetning til et statisk system eller et regneark knyttet til et ERP-system, gjør BrightAnalytics det enkelt å jobbe med tallene. Dette er en betydelig fordel for oss, siden vi følger flere rapporteringsstandarder. Jeg får av og til spørsmål om hvorfor vi ikke valgte PowerBI. Av erfaring vet jeg at dette verktøyet ikke gir varsler når noe går galt, for eksempel når det skjer en endring i datakilden. Selv om vi potensielt kunne utført lignende analyser, ville vi brukt betydelig mer tid på oppsett og vedlikehold.

Ledelse av salg og produktutvikling

Etter å ha implementert finansiell rapportering – inkludert resultatregnskap, balanse, budsjettering, prognoser og kontantstrømanalyser – begynte Trainor i økende grad å bruke programvaren til analytiske formål. Dette inkluderte innsikt på produkt-, kundesegment- og leverandørnivå. Truls forklarer: “Vi har rundt 10 000 kunder og omtrent 250 forskjellige produkter. En viktig oppgave for oss er å analysere hvem som kjøper hva. Det er en stor utfordring å håndtere data i så stor skala. Å ha et verktøy som gir oss denne innsikten, er avgjørende for å forstå virksomheten vår. BrightAnalytics hjelper oss med å gjøre dette bedre enn før. Tallene vi henter ut fra BrightAnalytics, brukes som grunnlag for salgsavdelingen og produktutviklingen, og i dialogen med leverandørene våre. Dette betyr at vi ikke bare bruker programvaren til økonomisk rapportering, men også til å styre selskapet.”

Hos Trainor har alle ledernivåer tilgang til systemet, om enn med ulike tilgangsrettigheter. “COO bruker det på operativt nivå, og salgsavdelingen kan hente ut de dataene som er relevante for dem. Konsernsjefen på sin side har oversikt over selskapets økonomiske resultater uten å måtte sende en e-post. Muligheten til å angi individuelle tilgangsrettigheter er en stor fordel: Det sikrer at ikke alle ser alt, og det gjør også systemet enklere å bruke. Brukerne blir ikke overveldet av unødvendig informasjon. Dette er en av grunnene til at verktøyet er tilgjengelig for ikke-finansielle profiler – noe som ikke ville vært tilfelle med et standard ERP-system.”

Til slutt er Truls også svært positiv til samarbeidet med BrightAnalytics. “De utfordrer meg til å tenke på nye muligheter, og jeg utfordrer dem på min side til å videreutvikle systemet. De er raske til å svare på disse forespørslene. Og når det har oppstått problemer med systemet, har det alltid blitt løst veldig raskt. Utmerket kundeservice”, avslutter han.