Vi kan nå overvåke tallene og KPIene våre selv på nesten daglig basis.

Arbeide med tall mer selvstendig, effektivt og proaktivt

Inntil nylig hadde den innovative BM Engineering fra Kortrijk innsikt i gjeldende tall én gang i kvartalet: en ekstern regnskapsfører konsoliderte og filtrerte transaksjonene mellom selskapene fra dataene til syv kontoer. Det kan være mye mer dynamisk for et vekstselskap, så de valgte BrightAnalytics, som opprettet en forbindelse med deres SAAS-miljø Yuki.

«Vår virksomhet er spredt på en rekke selskaper med et holdingselskap over seg – blant annet gjennom oppkjøp tidligere», innleder administrerende direktør og gründer Jan Leye. «Som et resultat har vi syv kontoer, som vi plasserte i Yuki for omtrent to år siden. Vi ønsker å konsolidere alle disse tallene, og vi må være i stand til å filtrere ut interkonserntransaksjoner. Vår eksterne regnskapsfører pleide å gjøre dette for oss en gang i kvartalet, men vi hadde ikke sanntidstall.»

I tillegg foretok BM Engineering også en rekke KPI-beregninger, som det eksporterte data fra ulike programmer til Excel for, for å overvåke ytelsen til de ulike avdelingene i selskapet. «Vi måtte også jobbe manuelt før det,» fortsetter kontorsjef Caroline Claeren, «noe som tok enormt mye tid. Vi klarte derfor ikke å utarbeide KPI-rapporteringen oftere enn én gang per kvartal. Det måtte være annerledes.”

Basert på ambisjonen om å kunne skape mer uavhengig, effektiv og proaktiv innsikt, begynte BM Engineering å lete etter en løsning . «Vi tok kontakt med BrightAnalytics og en annen leverandør, men valgte raskt BrightAnalytics. Det hadde å gjøre med deres online demo, som var veldig overbevisende. Vi fant også det faktum at de allerede hadde forbindelser med Yuki som et pluss. Det at de også er lokalisert i Vest-Flandern, akkurat som oss, var en ekstra fordel for oss, sier Jan.

Fra demo til implementering: fokus på kundetilfredshet

I mellomtiden har BrightAnalytics vært i gang hos BM Engineering i et år, og både Jan og Caroline er veldig entusiastiske. «Caroline sørget på egen hånd for en vellykket implementering av systemet,» sier Jan. «Hos BrightAnalytics har vi en svært kompetent kontaktperson som hjalp oss på vei. Du føler at dette selskapet legger vekt på kundetilfredshet. Fra demoen om signering av kontrakten og hele prosessen for å importere de historiske dataene, til å svare på spørsmålene våre. BrightAnalytics ble implementert og fungerte på utrolig kort tid. Hvis det fortsatt er et problem nå og da – noe som selvfølgelig kan skje – blir det alltid løst veldig raskt.»

«Jeg har følelsen av at det er en ung gruppe mennesker som er klare til å hjelpe», sier Caroline enig. «Når jeg ringer, vil de alltid hjelpe umiddelbart. I dag trenger vi dem ikke så ofte lenger, for systemet krasjer ikke raskt. Vi kontakter dem bare når vi ønsker å starte noe nytt.»

Selskapets eksterne regnskapsfører var også overrasket over hvor raskt plattformen hadde startet opp. I dag bruker han BrightAnalytics for BM Engineering, noe som sparer ham for mye arbeid. «I tillegg kan vi nå overvåke tallene og våre KPI-er nesten daglig selv,» sier Caroline. «En dag etter at fakturaene er lastet opp i Yuki, har vi allerede innsikt i de nåværende tallene, hvor det tidligere var en forsinkelse på tre måneder. Og det med mye mindre manuelt arbeid.»

Ingen mer diskusjon om tallene

Fordi hver avdelingsleder har fått tilgang til BrightAnalytics, er det også mindre uklarhet rundt tallene, viser det seg. «Partnerne ser sine tall for måneden og kan også klikke seg videre til fakturanivå dersom de har spørsmål om noe. Det øker den interne åpenheten, sier Jan. «Alle vet hvordan flyten fungerer: dataene går fra vår ERP-pakke Team Leader Orbit til Yuki, og derfra til BrightAnalytics. Det stilles det ikke lenger spørsmålstegn ved, noe som tidligere var tilfelle fordi det var mye manuelt arbeid involvert, noe som førte til mange ekstra kontroller.»

Ankomsten av BrightAnalytics gjorde det også mulig for BM Engineering å budsjettere. «Vi gjorde det ikke før nylig, fordi vi ikke hadde verktøyene til å kontrollere budsjettene. I dag er dette fullt mulig i BrightAnalytics. Det er det jeg elsker med denne programvaren: det er ingen sluttpunkt. Det er andre alternativer enn de vi allerede bruker. Jeg tror vi skal møtes med BrightAnalytics neste år for å se hvordan vi kan bruke enda flere funksjoner, for eksempel innen cash management og operasjonell rapportering . Slik fortsetter vi å vokse, og BrightAnalytics vokser med oss.»