"Vi vurderte å bygge noe selv, men innså raskt at hvis vi bruker kapasitet på dette, vil det gå på bekostning av de ressursene vi kunne brukt til å forbedre våre egne produkter."

Sømløs finansiell integrasjon i en buy-and-build-strategi

Siden starten har det nederlandske selskapet Spotler utviklet seg fra å være en leverandør av e-posttjenester til å bli en omnikanalleverandør av datadrevet programvare for automatisering av markedsføring. Takket være en buy-and-build-strategi har organisasjonen opplevd sterk vekst, og i dag består den av flere private aksjeselskaper (BV-er) i ulike land. Men hvordan sikrer en økonomidirektør at disse selskapene er sømløst integrert økonomisk, og helst på en effektiv måte? Her kommer BrightAnalytics inn i bildet.

“Når vi kjøper opp en organisasjon, er det alltid flere skritt som må tas for å integrere selskapet”, innleder finansdirektør Paul Brentjens. “Dette gjelder både produktporteføljen og integreringen av selve organisasjonen. For å effektivisere og med fokus på synergier har vi samlet alle oppkjøp under én ledelse per land i alle markeder der vi opererer. Etter hvert som konsernet ekspanderte, begynte vi også å sentralisere markedsføringen, utviklingen, finans og HR. Som et resultat av dette har det blitt stadig mer kryssfakturering og internprising mellom selskapene og landene. Tidligere kunne vi se på ett aksjeselskap (BV) og enkelt se hvordan det gikk, men med alle de konserninterne transaksjonene har dette blitt stadig vanskeligere.”

Kravene som Spotlers konsolideringspakke måtte oppfylle, ble stadig strengere. “Inntil for ett år siden brukte vi fortsatt et annet verktøy for konsolidering og rapportering”, fortsetter Paul. “Vi hadde utviklet en tilnærming med denne programvaren som fungerte rimelig bra, men den krevde fortsatt en del manuelle trinn. Derfor begynte vi å se oss om etter en annen løsning. Vi vurderte å bygge noe selv, men innså raskt at hvis vi bruker kapasitet på dette, vil det gå på bekostning av de ressursene vi kunne brukt til å forbedre våre egne produkter. Som økonomiavdeling må vi ofte slåss om den kapasiteten. Hvis andre kan gjøre dette mer effektivt, hvorfor skulle vi gjøre det selv?”

Daglige automatiske oppdateringer i stedet for svake oppdateringer i Excel

Da Paul senere ble kjent med BrightAnalytics, viste det seg at programvaren hadde flere fordeler som passet Spotler godt. Selskapet bestemte seg for å starte med fire administrasjoner for å kunne implementere løsningen i faser. “BrightAnalytics hadde mange sterke sider, men vi ville se om vi faktisk ville gjøre fremskritt på disse områdene og sikre at vi ikke ville miste for mange andre funksjoner”, forklarer Paul. Da alt fungerte som det skulle noen uker senere, ble det besluttet å utvide ytterligere.

Så hva var fordelene med BrightAnalytics for Spotler? “For det første kunne BrightAnalytics enkelt og raskt kobles til de ulike programvarepakkene vi bruker”, svarer Paul. “Til vår sentrale kontraktsadministrasjon bruker vi Younium, mens vi bruker forskjellige verktøy i hvert land til økonomistyring. I Nederland bruker vi Yuki, i Storbritannia jobber vi med Xero, i Sverige bruker vi PE Accounting, og i Tyskland bruker vi Datev. Takket være integrasjonen mellom BrightAnalytics og alle disse systemene mottar vi nå daglige feeds fra administrasjonen vår, i stedet for å måtte importere dem ukentlig via Excel. I tillegg er bruken av flere valutaer en betydelig fordel for oss. Tidligere konverterte vi de britiske tallene til euro, noe som betydde at det britiske teamet ikke kunne se tallene sine i pund. Med BrightAnalytics kan de det.”

En tredje grunn til at Spotler evaluerte BrightAnalytics’ programvare positivt, er muligheten til å arbeide med flere rapporteringsstrukturer. “Vi har vårt tradisjonelle oppsett, som årsregnskapet, der for eksempel personalkostnader er gruppert under “driftskostnader”,” forklarer Paul. “Men i den funksjonelle rapporteringen vår – som fokuserer på hvordan vi styrer virksomheten – er personalkostnadene delt opp etter avdeling. Som selskap har vi tre hovedinntektsstrukturer: gjentakende inntekter, transaksjonsinntekter og tjenesteinntekter. Vi fordeler også kostnadene våre på samme måte. I den funksjonelle rapporteringen allokerer vi personell som genererer serviceinntekter, under servicekostnader, og personell som for eksempel kundeservicepersonell, under gjentakende kostnader. Vi hadde også denne funksjonelle strukturen i det forrige verktøyet vårt, men vi kunne ikke bytte fra den til det tradisjonelle oppsettet for å tilpasse det til regnskapet. Med BrightAnalytics kan vi det.”

Og så er det konsolideringsappen: “Når vi gjør et oppkjøp midt i et regnskapsår, er det ikke alltid vi ønsker å inkludere inntektene i rapporteringen. Men noen ganger gjør vi det, for eksempel når vi sammenligner tallene for en bestemt måned med samme måned året før, for å vurdere oppkjøpets bidrag. Dette var en utfordring i vårt forrige verktøy: Vi måtte bruke en dummy-administrasjon og alle mulige løsninger, mens denne funksjonaliteten er lett tilgjengelig i BrightAnalytics. Til slutt kan jeg også bore meg ned i tallene, samtidig som den visuelle fremstillingen forblir den samme. Dette har gjort det enklere for oss å analysere avvik.”

Mer tid til det som virkelig betyr noe

Det er tydelig at Spotlers veksthistorie – med mål om å gjøre ett oppkjøp per år – har spilt en viktig rolle i beslutningen om å samarbeide med BrightAnalytics. Paul fortsetter: “På den ene siden er det enkelt og raskt å koble til en administrasjon, og på den andre siden er det innsikten BrightAnalytics gir oss, spesielt når det gjelder tallene fra før et bestemt oppkjøp.” Har selskapet også spart mye tid som følge av dette? “Det er vanskelig å si, for jeg kan ikke sammenligne de to verktøyene direkte på det punktet. Jeg tror vi bruker mer tid i BrightAnalytics nå enn vi gjorde i det forrige verktøyet, men vi bruker tiden på en mer meningsfull måte: ved å analysere tallene i stedet for å samle inn, importere eller eksportere dem manuelt”, avslutter Paul.