“Når du jobber internasjonalt med forskjellige valutaer og regnskapspakker, trenger du en plattform som kan integrere alt dette. BrightAnalytics gjør det for oss.”

Multivalutainnsikt: enkelt og oversiktlig

Hva gjør du når bedriftens ulike administrasjoner ikke bare er i forskjellige land, men også bruker forskjellige regnskapspakker og valutaer? Da blir rapportering enten en ganske stor oppgave, eller så velger du et verktøy som kobler alt sammen. Den nederlandske SaaS-vekstbedriften Blue Billywig – med kontorer i Hilversum, Stockholm og Singapore – valgte det siste. Og BrightAnalytics.

“Blue Billywigs tre kontorer bruker hver sin regnskapspakke,” forklarer Bas de Haan, finansdirektør. “I Nederland bruker vi Exact Online, i Sverige Fortnox og i Singapore Xero. Dessuten rapporterer de alle i sin egen valuta. I vår ledelsesrapportering ønsker vi å se alle konsoliderte tall. Vi brukte Visionplanner til dette, som fungerer fint og gir tilstrekkelig innsikt når det gjelder en rent nederlandsk administrasjon. Så snart du jobber internasjonalt med forskjellige valutaer og regnskapspakker, trenger du imidlertid en plattform som kan integrere alt dette. Inntil nylig pleide vi å bygge våre kvartalsrapporter i Google Sheets, men vi kom raskt på etterskudd. Dessuten ønsket vi å bytte til månedlig og – helst – ukentlig eller til og med daglig rapportering. Nøyaktig i det øyeblikket kontaktet BrightAnalytics oss. Overraskende hvordan noe slikt alltid skjer på rett tidspunkt.”

Implementering uten innvirkning på driften

Et møte ble raskt arrangert for en introduksjon, hvoretter Blue Billywigs aksjonærer også ble involvert og en demo ble gitt for å demonstrere mulighetene med BrightAnalytics-plattformen. “De kontaktet oss først, så vi så også på hvilke andre alternativer vi hadde,” fortsetter Bas. “Noen måtte bygges manuelt først, som Power BI. Men vi vurderte også å bytte til én enkelt regnskapspakke for alle lokasjoner. Dette medførte imidlertid høye implementeringskostnader hvis vi ønsket å skreddersy det til våre behov. Med BrightAnalytics var det også implementeringskostnader, men i mellomtiden kunne vi holde driften i gang som vanlig. Det likte vi veldig godt, fordi våre ansatte er vant til å jobbe med sine spesifikke og velkjente pakker. Å bytte til et nytt system er et ganske stort skritt. Hos BrightAnalytics var forbindelsen med regnskapspakkene på våre tre kontorer enten allerede etablert, eller så var de åpne for å etablere den. Alle kunne fortsette å jobbe mens et verktøy ble implementert, uten at det påvirket den pågående driften.”

Det gjorde også Bas håpefull for fremtiden. Selskapet planlegger tross alt å fortsette å vokse. “Vi vet nå at hvis vi ønsker å åpne et kontor i et annet land, kan vi bare kjøpe en lokal programvarepakke der, fordi den enkelt kan kobles til BrightAnalytics-plattformen. Selv om API-et ikke er der ennå, kan det realiseres. Jeg liker veldig godt at de tenker sammen med oss,” sier han. “Folkene i BrightAnalytics har en gründerånd: det er alltid rom for å diskutere ting og, om nødvendig, å utvikle eller redesigne ting.”

Forskjellige valutaer konvertert til euro til dagskurs

To uker senere var BrightAnalytics i drift. “Forbindelsene var på plass, budsjettene var integrert, og alt var klart til bruk,” sier Bas. “Når det gjelder implementering, tok det svært lite tid fra vår side å komme i gang. Ingen reell opplæring var nødvendig. Vi fikk noen opplæringsøkter, men det er så intuitivt og innsiktsfullt at vi raskt fant ut hvordan det fungerer. Vår salgskontakt hos BrightAnalytics introduserte oss for vår kontaktperson innen kundesuksess, som raskt tok tak i samarbeidet vårt. Hvis det er et mer teknisk problem, får hun de rette personene til å løse det. Det er fint å ha én kontaktperson, men til syvende og sist ønsker du at ting skal løses raskt, og da spiller det ingen rolle hvem som gjør det, så lenge det skjer. Vår kontaktperson innen kundesuksess tar seg av det.”

Siden da kan tallene hos Blue Billywig hentes daglig, og de forskjellige valutaene konverteres også til euro i henhold til daglig vekslingskurs. “Nå har vi innsikt i de konsoliderte tallene når som helst på dagen,” fortsetter Bas. “Våre aksjonærer setter spesielt pris på det: de trenger bare å logge inn, legge inn sine utvalgskriterier og de ser det de ønsker å se. Det gjør også samarbeidet med finansavdelingen enklere. Selvfølgelig må fakturaer legges inn her og der, men på daglig basis er tallene oppdaterte. Mer nøyaktig enn dette blir det virkelig ikke. Og samtidig sparer vi en betydelig mengde manuelt arbeid, samtidig som vi reduserer risikoen for feil.”

Kontinuerlig oversikt over faktiske tall og prognoser

Dessuten bruker Blue Billywig også BrightAnalytics for budsjetteringen sin. “Vi pleide å gjøre dette i Google Sheets også, men fordi vi gjorde manuelle justeringer, var det feilutsatt. I dette verktøyet kan vi legge inn et årlig budsjett og lage en rullerende prognose på kvartalsbasis. På denne måten er våre prognoser og faktiske tall alltid tilgjengelige. Dessuten kan du leke med forskjellige scenarier og dermed ta beslutninger lettere.”

I tillegg til finansiell rapportering ønsker Blue Billywig også å etablere operasjonell rapportering gjennom BrightAnalytics i fremtiden. “Men siden vi ennå ikke bruker ERP-systemet vårt til sitt fulle potensial, ønsker vi å vente litt lenger med dette. Dessuten kan vi fortsatt vokse i bruken av BrightAnalytics’ finansielle rapportering ved for eksempel også å bruke kontantstrømmodulen. Det er fint at vi kan oppdage plattformen trinn for trinn og ikke trenger å gjøre alt på en gang. Vi kan få grunnleggende på plass først, og enkelt utvide senere.”